CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1, KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1 Khái niệm :
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và
quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công,
tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của
Nhà nước ở đơn vị
1.2 Nhiệm vụ
- Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí
được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh
phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của
Nhà nước, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành
kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn
vị cấp dưới
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định . Cung
cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng
các định mức chi tiêu . Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh
phí, vốn quỹ ở đơn vị
1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng được những yêu cầu sau
- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán
- Số liệu trong báo các tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị
1.4 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán vật tư tài sản
- Kế toán thanh toán
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ
- Kế toán các khoản thu ngân sách
- Kế toán các khoản chi ngân sách
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị
2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi
ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ
kế toán đầy đủ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành
chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng như yêu cầu
quản lý các hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ
phù hợp, qui định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh vào các chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho
từng loại chứng từ một cách khoa học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán,
tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị . Trình tự
và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị quy định
Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sự
nghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định . Mọi hành vi vi
phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, được xử lý theo
đúng quy định của pháp lệnh kế toán thông kê. Pháp lệnh về xử phạt vi phạm
hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước
2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửa
đổi bổ sung theo thông tư số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 . Thông tư
số 185/ 1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 . Thông tư số109/2001/ TT- BTC
ngày 31/ 12 /2001 và thông tư số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của
Bộ tài chính
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế . Tài khoản kế toán
được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm
soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử
dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp . Nhà nước Việt Nam qui định
thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp trong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và
các tài bảng cân đối tài khoản .
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài
khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự
nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại
hình qui định rõ các tài khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến
trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp .
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản
thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng
thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý
các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp
III và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng
của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình . Việc xác định đầy đủ,
đúng đắn, hợp lý số lượng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III....để sử dụng đảm bảo
phản ánh đầy đủ đúng đắn các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp
ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và
của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị
Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp
dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
1. Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
a) Đặc điểm :
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân
loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào
một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết
b) Trình tự và phương pháp ghi sổ
(1) (3)
(4)
(1)
(5) (1)
(2)
(6)
(7)
Sổ quĩ Sổ, thẻ kế toán chi tiếtChứng từ gốc
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký- sổ cái
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
(7)
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, bảng
tổng hợp chứng từ gốc và sổ quỹ
(2) Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc ta ghi vào nhật ký sổ cái
(3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý
chi tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên
quan
(4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi
tiết số phát sinh
(5) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa tài khoản tiền mặt trong nhật ký sổ cái với
số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ
(6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở tài
khoản tương ứng trong nhật ký sổ cái
(7) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi
tiết lập báo cáo tài chính
c) Ưu điểm
- Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản dễ làm, dễ hiểu, dễ
đối chiếu , kiểm tra
d) Nhược điểm
- Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa
và lớn, sử dụng nhiều tài khoản có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu
sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận lợi cho việc ghi sổ
e) Điều kiện áp dụng
- Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp
a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
a) Đặc điểm
- Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều
được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi
sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan
- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ
thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại
sổ kế toán riêng biệt
b) Trình tự của hình thức ghi sổ
(1) (1)
(2)
(3) (5)
(4)
(8) (6)
(7)
(9) (9)
Chứng từ gốc
(Bảng tổng hợp CTG
Sổ, thẻ hạch toán
chi tiết
Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
CTGS
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối t i khoà ản
Báo cáo tài
chín
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổng
hợp để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết
(2) Từ chứng từ gốc ta lập chứng từ ghi sổ
(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo
thời gian
(4) Từ chứng từ ghi sổ ta ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết
(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết
(7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản
(8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
(9) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy
số liệu
c) Ưu điểm
- Mẫu sổ có kết cấu mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm thuận lợi cho
công tác phân công lao động kế toán thuận lợi cho việc sử dụng các phương
tiện kỹ thuật tính toán hiện đại
d) Nhược điểm
- Việc ghi chép trùng lặp khối lượng ghi chép nhiều, công việc đối
chiếu kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và
gửi báo cáo kế toán
e) Điều kiện áp dụng
- Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác
nhau đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán
b) Hình thức nhật ký chung
a) Đặc điểm
-Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ
theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để
ghi vào hai sổ kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán
chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt
b) Trình tự của hình thức nhật ký chung
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
(1)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối t i khoà ản
(6)
(7)
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản kế toán sau đó
ghi vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp
vụ kinh tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết
(2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán
liên quan
(3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào
bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán
(4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tài
khoản tương ứng
(5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tài
khoản
(6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính
(7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính
c) Ưu điểm
- Hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện
cho việc phân công lao động kế toán cơ giới hoá công tác kế toán
d) Nhược điểm
- Việc ghi chép trùng lắp
e) Điều kiện áp dụng
- Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lượng các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều lắm
2.3 Lập và gửi báo cáo tài chính
STT Ký hiệu
biểu
Tên biểu báo cáo Thời hạn lập
báo cáo
Nơi nhận
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
thống

Báo cáo t i chính à
1 B01- H Bảng cân đối tài
khoản
Quý , năm
Χ Χ Χ Χ
2 B02 – H Tổng hợp tình hình
kinh phí và quyết
toán KP
Quý, năm
Χ Χ Χ
3 B03 - H Báo cáo tình hình
tăng giảm TSCĐ
Năm
Χ Χ Χ
4 B04 – H Báo cáo kết quả
hoạt động sự
nghiệp có thu
Năm
Χ Χ Χ
5 B05 -H Thuyết minh báo
cáo tài chính
Năm
Χ Χ Χ
6 F02- 1H Chi tiết kinh phí
hoạt động đề nghị
quyết toán
Quý, năm
Χ Χ
7 F02 –2H Chi tiết thực chi dự
án đề nghị quyết
toán
Quý, năm
Χ Χ
8 Bảng đối chiếu
HMKP
Quý, năm
Χ Χ Χ
9 B/ C tiếp nhận và
sử dụng viện trợ
không hoàn lại
Năm
Χ Χ Χ
10 B/ C tình hình cho
vay, thu nợ, thu lãi
Năm
Χ Χ Χ
11 B/ C tình hình sd KP
quyết toán năm
trước chuyến sang
Năm
Χ Χ Χ
12 B/C tình hình thực
hiện chỉ tiêu dự
toán
Năm
Χ Χ Χ
2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán
- Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kế
toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách
quan
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán
của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức,
kiểm tra công tác kế toán của mình
- Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục .
Đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải
thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị
- Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế
toán, số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn
kinh phí, kiểm tra việc thực hiẹn các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các
chế độ, thể lệ tài chính kế toán và thu nộp ngân sách
- Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải
chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi
2.5 Tổ chức kiểm kê tài sản
- Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài
sản, vật tư, tiền quĩ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định
- Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán các đơn vị phải thực
hiện kiểm kê tài sản vật tư, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác nhận công nợ
hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế . Ngoài ra
các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết ( trong trường
hợp bàn giao, giải thể đơn vị )
3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
- Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa
chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa
tập trung, nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao
động kế toán . Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu
chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi
phí
- Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo
những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn
- Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng
ngành,từng đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành ba cấp : Đơn vị dự
toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III . Nguồn kinh phí hoạt
động của đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nước cấp và được
phân phối và quyết toán theo từng ngành . Dự toán thu, chi và mọi khoản thu,
chi phát sinh tại đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu
chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn
vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính . Để phù hợp với chế độ phân cấp quản
lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
hành chính sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành học phù hợp với từng cấp
ngân sách cụ thể : Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là
kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ
của kế toán cấp I và kế toán cấp III. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ
chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu
công việc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị
và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu
thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về
phòng kế toán trung tâm của đơn vị
- Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể hiện qua sơ đồ sau
Trưởng phòng kế toán
Kế
toán
Phân
chia
ra các
phần
h nhà
kế
toán
Phụ trách kế toán ở
đơn vị cấp dưới
Nhân viên kinh tế ở
các bộ phận trực thuộc
KT NKP
vốn quĩ
KT các
K/ chi
Kế
toán t/
Kế
toán
Kt tổng
hợp
4, NỘI DUNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN
4.1 Kế toán vốn bằng tiền
4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm
các loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc,
kim khí quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc kho
bạc
4.1.2 Nội dung kế toán vốn bằng tiền
- Tiền mặt tại quĩ
- Tiền gửi ngân hàng
- Vàng bạc,kim khí quí, đá quí
- Chứng chỉ có giá
4.1.3 Nguyên tắc
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về quản lý, lưu thông tiền tệ hiện
hành của Nhà nước
- Vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ. Vàng,
bạc, kim khí quí, đá quí và ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế
toán . Về nguyên tắc vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quí, đá quí hạch toán trên các
sổ tài khoản vốn bằng tiền phải được phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm
phát sinh nghiệp vụ . Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt,
tiền gửi kho bạc, ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ được đổi ra đồng Việt
Nam theo tỷ giá hạch toán . Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế
được phản ánh vào tài khoản 413- chênh lệch tỷ giá
- Đối với vàng, bạc, kim khí quí, đá quí ngoài việc theo dõi về mặt giá trị
còn phải được quản lý về mặt số lượng, chất lượng, qui cách theo đơn vị đo
lường thống nhất của Nhà nước Việt Nam. Các loại ngoại tệ phải được quản lý
theo từng nguyên tệ
4.1.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 111 : Tiền mặt
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn
quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ có
giá .Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng, bạc , đá quý, kim khí quí thực tế nhập quĩ
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Các khoản tiền mặt tăng do :
- Nhập quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các
chứng chỉ có gía
- Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ
Bên Có : Các khoản tiền mặt giảm do
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng
chỉ có gía
- Thiếu hụt quĩ do kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ
Số dư bên Nợ : Các khoản tiền mặt, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ
có gía còn lại cuối kỳ
Tài khoản này có 4 tài khoản cấp II
+ Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1112 : Ngoại tệ
+ Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quí
+ Tài khoản 1114 : Chứng chỉ có giá
* Tài khoản 007 : Ngoại tệ các loại
Công dụng : Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại
theo nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào
Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra
Dư Nợ : Số ngoại tệ còn lại
* Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản này có 3 tài khoản cấp II
+ Tài khoản 1121 : Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1122 : Ngoại tệ
+ Tài khoản 1123 : Vàng, bạc, đá quí
4.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1. Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quĩ tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 112
2. Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng ghi
Nợ TK 112
Có TK111
3. Khi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK111, 112
Có TK 441, 461, 462
4. Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí bằng TM, TGNH
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
5. Khi thu được các khoản tạm ứng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 111, 112
Có TK 312
6. Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới
bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 111, 112
Có TK 342
7. Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân
chờ xử lý
Nợ TK 111,
Có TK 331
8. Khi thu được lãi cho vay, lãi trái phiếu .....
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
9. Phát sinh các khoản chênh lệch do đánh giá lại ngoại tệ
Nợ TK 111, 112
Có TK 413
10. Khi chi tiền mua vật liệu , công cụ, hàng hoá
Nợ TK 152 ,155
Có TK 111, 112
11.Khi chi tiền mua tài sản cố định đưa ngay vào sử dụng cho hoạt động
sự nghiệp, dự án ......
Nợ TK 211, 213
Có TK 111, 112
Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm tài sản cố định để ghi
tăng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định
Nợ TK 431, 441, 661, 662
Có TK 466
12. Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực
hiện dự án đề tài .........
Nợ TK 241, 661, 662 , 631
Có TK 111, 112
13. Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi tra
lương
Nợ TK 331, 334
Có TK 111, 112
14. Chi tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi
Nợ TK 312
Có TK 111, 112
15. Cấp kinh phí cho cấp dưới
Nợ TK 341
Có TK 111, 112
16. Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền
Nợ TK 342
Có TK 111, 112
17. Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí cho Nhà nước
Nợ TK 333
Có TK 111
18. Nộp BHXH, BHYT bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 333
Có TK 111, 112
19. Khi chi quĩ cơ quan bằng tiền
Nợ TK 431
Có TK 111, 112
20. Số thiếu quĩ phát hiện khi kiểm kê
Nợ TK 311
Có TK 111
21. Phát sinh giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ
Nợ TK 413
Có TK 111, 112
4.1.6 Sổ kế toán
- Sổ chi tiết : + Sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi
+ Sổ theo dõi tiền mặt , TGBK, ngân hàng bằng ngoại tệ
- Sổ tổng hợp : + Nhật ký- sổ cái
+ Nhật ký chung
+ Chứng từ ghi sổ
4.2 Kế toán vật tư , TSCĐ
o Vật tư
4.2.1 Khái niệm : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao
động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị . Ở đơn vị hành
chính sự nghiệp VLDC là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt
động hành chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ được giao
4.2.2 Nội dung
- NVL dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị HCSN :
+ Các loại thuốc dùng khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực, in, ấn dùng
cho văn phòng
+ Đối với đơn vị có tiến hành sản xuất :
• Nhiên liệu : Than, củi, xăng, dầu
• Phụ tùng thay thế
• Dụng cụ : Ấm, chén, máy tính cá nhân...........
4.2.3 Nguyên tắc
- Phải chấp hành đầy đủ các qui định nhập, xuất kho VLDC
- Chỉ hạch toán vào tài khoản 152 giá trị thực tế của VLDC xuất, nhập
kho
- Ở kho : Thủ kho mở sổ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của
từng loại VLDC
- Ở phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ chi tiết VLDC để ghi chép cả về
số lượng của từng loại VLDC nhập, xuất, tồn
- Hạch toán VLDC phải ghi theo giá thực tế
` + Giá thực tế nhập kho
• Giá thực tế mua ngoài nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + VAT
• Giá thực tế vật liệu tự chế nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý để
bỏ ra sản xuất VLDC đó
• Giá thực tế VLDC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị
xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của VLDC đó
+ Giá thực tế xuất kho
• Giá thực tế đích danh
• Giá thực tế nhập trước xuất trước
• Giá thực tế nhập sau xuất trước
• Giá thực tế bình quân gia quyền
4.2.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 152 – vật liệu ,dụng cụ
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình
biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho
- Trị giá vật liệu , dụng cụ thừa khi kiểm kê
Bên Có : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho
- Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê
Dư Nợ : Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ còn trong đơn vị
- Tài khoản này có hai tài khoản cấp II : 1521- Vật liệu
1526 – Dụng cụ
* Tài khoản 005 : Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại
dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị . Đây là những dụng cụ có giá trị
tương đối lớn có thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải được quản lý chặt
chẽ từ khi xuất dùng cho đến khi báo hỏng . Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
phải được kế toán chi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng
nguời chịu trách nhiệm vật chất . Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng
phải kế toán chi tiết theo các chỉ tiêu số lượng, đơn giá và thành tiền
Nội dung và kết cấu
Bên Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử dụng
Bên Có : Giá trị dụng cụ lâu bền giảm giá do báo hỏng, mất và các
nguyên nhân khác
Dư Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị
4.2.5 Các nghiệp vụ kinh tế
1. Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài :
a, Trường hợp mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự
nghiệp,dự án đề tài
Nợ TK 152
Nợ TK 661, 662 ( dùng ngay cho dự án, đề tài )
Có TK 111, 112, 331, 312
b, Trường hợp mua vật liệu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh
doanh
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
Nợ TK 152, 631
Nợ TK 3113
Có TK 111, 112, 331
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Nợ TK 152 , 631
Có TK 111, 112, 331
c, Các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu
được hạch toán trực tiếp vào đối tượng sử dụng
Nợ TK 661, 662, 631
Có TK 112, 112, 331
2. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc vốn ghi :
Nợ TK 152
Có TK 441, 461, 462, 411
3. Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên
nhân
Nợ TK 152
Có TK 331
4. Nhập kho các loại vật liệu, dụng cụ vay mượn của các đơn vị khác
Nợ TK 152
Nợ TK 661 (Không nhập kho sử dụng ngay
Có TK 331
5. Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động hành chính sự
nghiệp, sản xuất kinh doanh, dự án
Nợ TK 631, 661, 662
Có TK 152
Đồng thời ghi Nợ TK 005
Khi nhận được giấy báo hỏng, mất ghi Có TK 005
6. Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ
- Đối với đơn vị cấp trên
Nợ TK 341
Có TK 152
- Đối với đơn vị cấp dưới khi nhận
Nợ TK 152, 661
Có TK 461
7. Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách
hàng ghi
Nợ TK 312
Có TK 152
8. Xuất kho vật liệu sử dụng cho mục đích XDCB
Nợ TK 241
Có TK 152
Đồng thời ghi Nợ TK 005
Khi nhận giấy báo hỏng mất ghi Có TK 005
9. Xuất kho dụng cụ cho vay cho mượn
Nợ TK 311
Có TK 152
10.Vật liệu dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên
nhân
- Phản ánh giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê
Nợ TK 311
Có TK 152
- Khi có quyết định xử lý
Nợ TK 334, 111
Có TK 311
11.Đối với vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trước
- Đối với vật tư hàng hoá còn sử dụng được
+ Trong năm khi xuất vật tư, hàng hoá không sử dụng được
Nợ TK 337
Có TK 152
+ Cuối năm kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích riêng phần vật tư
hàng hoá tồn kho năm trước chuyển sang sử dụng trong năm
- Đối với vật tư không sử dụng được
+ Khi xuất kho vật tư hàng hoá thanh lý nhượng bán
Nợ TK 337
Có TK 152
4.2.6 Sổ kế toán liên quan : Sổ kho
Sổ chi tiếtVLDC
Bảng tổng hợp chi tiết VLDC
Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
o Tài sản cố định
4.2.1.1 Khái niệm : Tài sản cố định là những TLLĐ và tài sản khác có giá trị
lớn và thời gian sử dụng lâu dài . Những TLLĐ và tài sản khác được xếp là
TSCĐ có đủ tiêu chuẩn
- Có gía trị từ 5.000.000 trở lên
- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
4.2.1.2 Nội dung
- TSCĐ gồm hai loại : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
+ TSCĐ hữu hình gồm : Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị,
phương tiện vận tải truyền dẫn, phương tiện quản lý, TSCĐ khác
+ TSCĐ vô hình gồm : Bằng phát minh sáng chế
Bản quyền tác giả
Chi phí phần mềm máy vi tính
4.2.1.3 Nguyên tắc
- TSCĐ hữu hình :
+ Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên tài khoản 211theo nguyên giá
kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ
+ Theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và
địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ
- TSCĐ vô hình
+ Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ vô hình
trong quá trình hình thành, trước hết tập hợp vào tài khoản 214 . Khi kết thúc
quá trình đầu tư phải xác định tổng chi phí thực tế đầu tư theo từng đối tượng
tập hợp chi phí, ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình bên Nợ TK 213
+ TSCĐ vô hình được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ
trong sổ TSCĐ
4.2.1.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có,tình hình
biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá
Nội dung kết cấu
Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐHH tăng do mua sắm, do hoàn thành XDCB
bàn giao đưa vào sử dụng, do được cấp phát, do được biếu tặng,viện trợ
- Điều chỉnh tăng nguyên TSCĐ do xây lắp, trang thiết bị thêm hoặc do
cải tạo, nâng cấp
- Các trường hợp khác làm tăng nguyên giá TSCĐ
Bên Có : - Nguyên giá TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác,
do nhượng bán, thanh lý hoặc do những lý do khác
- Nguyên giá TSCĐHH giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận
- Các trường hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ
Dư Nợ : Nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị
* Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình
Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐVH tăng
Bên Có :- Nguyên giá TSCĐVH giảm
Dư Nợ : - Nguyên giá TSCĐVH hiện có
* Tài khoản 001- Tài sản thuê ngoài
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của tất cả các
loại tài sản mà đơn vụ đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng .
Giá trị tài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này lầ giá trị tài sẩn được hai
bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài tăng khi thuê
Bên Có : Giá trị tài sản thuê ngoài giảm khi trả
Dư Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài hiện có
4.2.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
- Đối với TSCĐ hữu hình
+ Các nghiệp vụ tăng TSCĐHH
1. Trường hợp tăng do mua sắm
a, Nếu rút HMKP hoạt động mua TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp
Có TK 008
- Nếu không phải qua lắp đặt, chạy thử mua về dùng ngay
Nợ TK 211
` Có TK 461
- Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử
Nợ TK 241
Có TK 431
Khi lắp đặt vận hành thử xong bàn giao đưa vào sử dụng
Nợ TK 211
Có TK241
Các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình
thành TSCĐ và chi hoạt động
Nợ TK 661