Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam

Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT
NAM VÀ ĐỀ TÀI THỰC HIỆN....................................................................7
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN
MỀM...............................................................................................................26
Hình 2.2 Sơ đồ vòng đời phát triển phần mềm...........................................29
Hình 2.3 Lưu đồ quy trình xây dựng hợp đồng phần mềm.......................31
Hình 2.4 Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu..............................................34
Hình 2.5 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm...........................................37
Hình 2.6 Lưu đồ quy trình lập trình............................................................38
Hình 2.7 Lưu đồ quy trình kiểm thử............................................................39
Hình 2.8 Lưu đồ quy trình triển khai..........................................................40
KẾT LUẬN.....................................................................................................93
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................94
PHỤ LỤC......................................................................................................95
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
1
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CSDL : Cơ sở dữ liệu
KH : Khách hàng
KQPT : Kết quả phân tích
HĐ : Hợp đồng
BFD : Business Function Diagram
IFD : Information Flow Diagram
ERD : Entity Relationship Diagram
DFD : Data Flow Diagram
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
ERS : Enterprise Risk System
FAS : Financial Advise Service
FOLIO : Tờ, sổ
PPA : Price per ability (Giá mỗi đơn vị tiền sẵn có)
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
2
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty TNHH Deloitte Việt Nam trong vòng
3 năm từ 2007-2009...................................................................................................13
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Deloitte Việt Nam....................................15
Bảng 1.3: Chức năng các phòng ban trong công ty....................................................16
Bảng 1.4: Các thiết bị trong mạng intranet của công ty.............................................21
Hình 1.5: Mô hình mạng intranet công ty TNHH Deloitte Việt Nam........................22
Hình 1.6: Màn hình đăng nhập hệ thống phần mềm quản trị tác nghiệp...................23
Hình 1.7: Bảng chấm công điện tử trên phần mềm quản trị tác nghiệp.....................25
Hình 1.8: Mô hình hoạt động của phần mềm kiểm toán AS/2...................................26
Hình 1.9: Mô hình làm việc của Document Manager trong phần mềm AS/2............26
Hình 1.10: Hình ảnh về phần mềm kiểm toán AS/2..................................................27
Bảng 2.1: Sự phát triển của phần mềm......................................................................30
Hình 2.2 Sơ đồ vòng đời phát triển phần mềm..........................................................32
Hình 2.3 Lưu đồ quy trình xây dựng hợp đồng phần mềm........................................34
Hình 2.4 Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu..............................................................37
Hình 2.5 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm...........................................................40
Hình 2.6 Lưu đồ quy trình lập trình...........................................................................41
Hình 2.7 Lưu đồ quy trình kiểm thử..........................................................................42
Hình 2.8 Lưu đồ quy trình triển khai.........................................................................43
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh của công ty TNHH Deloitte Việt Nam........55
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý hợp đồng...........................................56
Hình 3.3: Sơ đồ IFD lập và kí hợp đồng....................................................................57
Hình 3.4: Sơ đồ IFD Thu tiền hợp đồng....................................................................58
Hình 3.5: Sơ đồ DFD ngữ cảnh..................................................................................59
Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 0 tiến trình “Quản lý hợp đồng”.....................................60
Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 của quy trình quản lý hợp đồng...................................61
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
3
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Hình 3.8: Sơ đồ DFD mức 1 quy trình thực hiện hợp đồng.......................................62
Hình 3.9: Sơ đồ DFD mức 1 quy trình lên báo cáo....................................................63
Hình 3.10: Sơ đồ ERD của phần mềm quản lý hợp đồng.........................................66
Bảng 3.11: Tệp khách hàng........................................................................................68
Bảng 3.12: Tệp giám đốc...........................................................................................68
Bảng 3.13: Tệp phòng ban.........................................................................................69
Bảng 3.14: Tệp phiếu thanh toán...............................................................................69
Bảng 3.15: Tệp người dùng........................................................................................70
Bảng 3.16: Tệp hợp đồng...........................................................................................71
Bảng 3.17: Tệp hợp đồng mẫu...................................................................................71
Hình 3.18: Sơ đồ mối quan hệ giữ các tệp trong CSDL............................................72
Hình 3.19: Giải thuật đăng nhập vào hệ thống...........................................................73
Hình 3.20: Giải thuật cập nhật dữ liệu.......................................................................74
Hình 3.21: Giải thuật sửa/xóa dữ liệu........................................................................75
Hình 3.22: Giải thuật tìm kiếm...................................................................................76
Hình 3.23: Giải thuật xuất báo cáo.............................................................................77
Hình 3.23: Kiến trúc phần mềm.................................................................................78
Hình 3.24: Form chào mừng tới chương trình...........................................................79
Hình 3.25: Form đăng nhập chương trình..................................................................80
Hình 3.26: Form menu chương trình..........................................................................81
Hình 3.27: Form quản lý người dùng.........................................................................82
Hình 3.28: Form đổi mật khẩu...................................................................................83
Hình 3.29: Form danh mục hợp đồng mẫu................................................................84
Hình 3.30: Form danh mục khách hàng.....................................................................85
Hình 3.31: Form danh mục giám đốc.........................................................................86
Hình 3.32: Form danh sách hợp đồng đang thực hiện...............................................87
Hình 3.33: Form chi tiết hợp đồng.............................................................................88
Hình 3.34: Form yêu cầu thanh toán..........................................................................89
Hình 3.35: Form báo cáo theo hoạt động...................................................................90
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
4
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Hình 3.36: Mẫu báo cáo theo hoạt động....................................................................90
Hình 3.37: Form báo cáo theo đối tượng...................................................................91
Hình 3.38: Mẫu báo cáo theo đối tượng khách hàng.................................................91
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
5
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay vấn đề tin học hóa công tác quản lý đang là bài toán
được rất nhiều các doanh nghiệp quan tâm và áp dụng. Sau khi Việt Nam trở thành
thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO. Với những cơ hội và
thách thức, doanh nghiệp luôn mong muốn có thể mở rộng, chiếm lĩnh thị trường và
hội nhập quốc tế. Chính vì lí do đó mà công tác tin học hóa càng được đẩy mạnh để
bắt nhịp với các công nghệ tiên tiến và tạo hiệu quả quản lý cao.
Công ty TNHH Deloitte là đơn vị chuyên kinh doanh các dịch vụ tài chính, với
các hoạt động chủ yếu là cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn thuế, tư vấn tài chính và
tư vấn rủi ro. Là đơn vị kinh doanh không trực tiếp sản xuất sản phẩm, do đó vấn đề
cốt lõi không phải nằm ở việc nâng cao năng suất lao động mà tất cả các hoạt động
của công ty đều xoay quanh những bản hợp đồng. Hợp đồng cũng là bản cam kết với
những điều khoản quy định mức trách nhiệm của hai bên trong quá trình cung cấp
dịch vụ. Với một vai trò hết sức quan trọng, những nhà lãnh đạo có tầm nhìn chiến
lược sẽ không thể bỏ qua việc xem xét ứng dụng tin học hóa vào công tác quản lý hợp
đồng tại đơn vị của mình. Việc triển khai một ứng dụng quản lý sẽ giúp khắc phục
được các điểm yếu của công tác quản lý thủ công, phát huy được các điểm mạnh sẵn
có nâng cao năng suất lao động, hỗ trợ các cấp lãnh đạo tới mức tối đa.
Dựa trên những kết quả phân tích đã có được, em đã quyết định lựa chọn đề tài
“ Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam ” làm
chuyên đề tốt nghiệp của mình. Với hi vọng nhờ kiến thức đã học tại trường em sẽ
xây dựng được phần mềm quản lý hiệu quả các hợp đồng của công ty đã và sẽ kí kết
với khách hàng.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
6
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DELOITTE
VIỆT NAM VÀ ĐỀ TÀI THỰC HIỆN
1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Deloitte Việt Nam
1.1.1 Thông tin chung về công ty TNHH Deloitte Việt Nam
Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Deloitte Việt Nam, thành viên của
Hãng kiểm toán Deloitte Touche Tohmatsu, một trong bốn hãng kiểm toán lớn nhất
thế giới (BIG 4), là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam hiện
nay với gần 20 năm kinh nghiệm hoạt động trên các lĩnh vực kiểm toán, thuế và tư
vấn.
 Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DELOITTE VIỆT
NAM
 Tên tiếng Anh: Deloitte Vietnam Company Limited
 Logo:
 Giấy phép Đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số
0102030181 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/10/2007
 Địa chỉ liên hệ:
• Văn phòng Hà Nội: Số 8 Phạm Ngọc Thạch, Quận Đống Đa, Thành phố Hà
Nội
• Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh: Lầu 11-Trung tâm Thương mại Sài Gòn,
37 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
 Điện thoại: (04) 852 4123
 Fax: (04) 852 4123
 Website: www.deloitte.com/vn
Hiện tại, Công ty TNHH Deloitte Việt Nam được bố trí trực thuộc trong phân vùng
Đông Nam Á cùng với 7 thành viên khác của Deloitte bao gồm: Thái Lan, Malaysia,
Singapore, Indonesia, Philipine, Brunei và Guam. Tính tới năm 2009, Deloitte Việt
Nam có hơn 500 nhân viên, có văn phòng đặt tại hai thành phố Hà Nội và Thành phố
Hồ Chí Minh, thực hiện cung cấp các dịch vụ về kiểm toán, thuế, tư vấn cho các
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
7
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
khách hàng là doanh nghiệp, dự án trên toàn Việt Nam cũng như một bộ phận các
khách hàng của Deloitte ở Lào và Campuchia.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Dloitte Việt Nam
Tiền thân của Công ty TNHH Deloitte Việt Nam là Công ty kiểm toán Việt Nam, tên
viết tắt là VACO, đi vào hoạt động từ năm 1991, trực thuộc sự quản lý của Bộ Tài
chính. Từ đó tới nay, sau gần 20 năm Công ty đã trải qua những giai đoạn phát triển
khác nhau với nhiều dấu mốc quan trọng:
Năm 1991: Công ty kiểm toán VACO được chính thức thành lập theo Quyết định
số 165 TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng 5 năm 1991 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cùng
năm, công ty thành lập Văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh theo Quyết định số
525 TC/QĐ/TCCB.
Năm 1994: Liên doanh VACO – Deloitte được thành lập dựa trên nền móng của
mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa Công ty VACO và Deloitte từ năm 1992.
Năm 1995: Hai chi nhánh của Công ty VACO tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng
được giải thể theo Quyết định của Bộ Tài chính để thành lập hai Công ty kiểm toán
mới là A&C và AAC ( hiện nay hai công ty này đang nằm trong số những công ty
kiểm toán nội địa lớn của Việt Nam). Tháng 4 cùng năm, Công ty VACO-Deloitte mở
mới chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh.
Năm 1996: Chi nhánh Hải phòng của Công ty VACO-Deloitte được thành lập vào
ngày 27 tháng 5. Đồng thời, Công ty VACO (vẫn hoạt động độc lập với liên doanh
VACO-Deloitte) mở lại Chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh.
Năm 1997: VACO mua lại vốn góp của Deloitte trong Liên doanh VACO – Deloitte.
Năm 2007: Công ty VACO chính thức hoàn thành quá trình tư nhân hóa, chuyển đổi
từ mô hình Công ty TNHH 1 thành viên vốn Nhà nước sang Công ty TNHH 2 thành
viên, đồng thời gia nhập đầy đủ Hãng kiểm toán quốc tế Deloitte Touche Tohmatsu –
một trong bốn hãng kiểm toán lớn nhất thế giới (cùng với ba Hãng kiểm toán khác là
PricewaterhouseCoopers, Ernst & Young và KPMG).
Trở thành một thành viên đầy đủ của Deloitte Toàn cầu, Công ty Deloitte Việt Nam
nằm dưới sự giám sát và quản lý chặt chẽ của Hãng về quy trình kiểm toán và về đảm
bảo chất lượng kiểm toán. Dù theo quy định về tính phí thành viên, Deloitte Việt Nam
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
8
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
phải trích một phần lợi nhuận từ hoạt động của mình nhưng thay vào đó, Công ty có
điều kiện thuận lợi để tiếp cận với những kỹ thuật kiểm toán quốc tế mới nhất và
hưởng sự hỗ trợ tối đa từ Deloitte Toàn cầu cũng như từ các thành viên khác trong
mạng lưới (dưới dạng giúp đỡ về đào tạo, cung cấp các văn bản tài liệu, phần mềm
hoặc gửi chuyên gia nước ngoài). Một lợi ích đáng chú ý khác đó là Công ty được
đưa vào sử dụng phần mềm kiểm toán AS/2 vào quá trình kiểm toán của mình, đây là
phần mềm được đánh giá là tiên tiến nhất trong số các phần mềm hiện có tại các
Công ty BIG4 khác.
Dù trải qua nhiều biến động trong cơ cấu tổ chức cũng như tên gọi như trên nhưng 20
năm qua, tính từ khi bắt đầu hoạt động dưới tên gọi Công ty kiểm toán Việt Nam
(VACO) cho tới khi chính thức trở thành thành viên nằm trong Hệ thống Deloitte
toàn cầu, đến nay Công ty TNHH Deloitte Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu rất
đáng ghi nhận.
Năm 1999: Bằng khen của Thủ tướng chính phủ
Năm 2001: Huân chương Lao động hạng Ba
Năm 2002: Giải thưởng Sao vàng đất Việt
Năm 2005: Huân chương Lao động hạng Nhì
Năm 2007: Giải thưởng Ngôi sao quản lý
Năm 2010: Giải thưởng “Trí tuệ Thăng Long – Hà Nội”
Ngoài ra, trong suốt thời gian qua Công ty TNHH Deloitte Việt Nam luôn là một
trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại thị trường trong nước, đạt được tốc độ
tăng trưởng cao qua nhiều năm, liên tục mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, đổi
mới và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ.
Nội dung Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu (VNĐ) 98.762.685.216 138.267.759.302 204.635.497.080
Nộp Ngân sách (VNĐ) 13.705.314.208 19.155.015.200 30.349.400.331
Số lao động (người) 293 345 489
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
9
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty TNHH Deloitte Việt Nam trong vòng
3 năm từ 2007-2009
Công ty TNHH Deloitte Việt Nam trong 3 năm gần đây nhất đều nằm trong top 4 các
công ty có doanh thu cao nhất của Việt Nam. Năm 2008 doanh thu dịch vụ của đa số
các công ty đều bị suy giảm do ảnh hưởng bởi các yếu tố bất lợi mang tính khách
quan của nền kinh tế Việt Nam trong bối cảnh khủng hoảng toàn cầu, tuy nhiên
Deloitte Việt Nam vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng cao (xấp xỉ 50%). Sang năm 2009
và đầu năm 2010 Công ty TNHH Deloitte Việt Nam vẫn tiếp tục thể hiện những nỗ
lực của mình trong việc thúc đẩy hoạt động, cải thiện tình hình kinh doanh khi trở
thành công ty kiểm toán có mức tăng trưởng cao nhất trong 3 năm liên tiếp và cũng là
công ty đạt hiệu quả cao nhất nếu tính theo mức doanh thu trung bình trên một nhân
viên.
Bên cạnh đó, ngoài việc đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng, gia tăng doanh thu thì
Deloitte Việt Nam luôn hết sức chú trọng tới việc phát triển nguồn nhân lực của mình
bởi ban Lãnh đạo Công ty quan niệm con người mới chính là tài sản quý giá nhất của
Công ty và là động lực chính cho mọi thành công đã có trong quá khứ và sẽ đạt được
trong tương lai. Những năm đầu khi VACO được thành lập, toàn công ty chỉ có 9
nhân viên nhưng số lượng cán bộ đã gia tăng nhanh chóng qua các năm, tính tới thời
điểm đầu năm 2010 theo thống kê của Deloitte Việt Nam thì đang có gần 500 nhân
viên công tác tại hai văn phòng Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh.
Deloitte Việt Nam trong suốt thời gian qua không ngừng nỗ lực để có thể thu hút
được cho mình những con người có đủ năng lực và phẩm chất, những nguồn “chất
xám” có trình độ cao. Trong số các kiểm toán viên có chứng chỉ Quốc gia (CPA Việt
Nam) thì có hơn 20% đang công tác tại Deloitte. Nhiều nhân viên tại Công ty cũng đã
được cấp những bằng cấp và chứng chỉ Quốc tế được công nhận rộng rãi trên toàn
cầu, bao gồm gần 40 kiểm toán viên có chứng chỉ liên quan đến tài chính – kế toán –
kiểm toán tại nước ngoài (CPA Hoa Kỳ, CPA-Australia, ACCA, CFA...). Ngoải ra
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
10
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
hiện nay còn một số lượng đông đảo các nhân viên của Deloitte đang theo học để lấy
các chứng chỉ quốc tế trên, hứa hẹn con số nhân viên có trình độ quốc tế tại Deloitte
sẽ không dừng ở con số 50. Bên cạnh việc khuyến khích nhân viên tự tham gia các
khóa học chuyên ngành để nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, Deloitte Việt
Nam còn chủ động lựa chọn và gửi nhân viên của mình đi đào tạo ở nước ngoài theo
các chương trình trao đổi nhân sự với các công ty khác cùng thuộc hệ thống Deloitte
trên toàn thế giới (theo số liệu thống kê, trong 3 năm gần đây chỉ tính riêng tại Hoa
Kỳ đã có khoảng 20 nhân viên của Deloitte VN đã và đang tham gia chương trình
phát triển sự nghiệp toàn cầu (Global Development Program – GDP) của Deloitte
Quốc tế).
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
11
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Deloitte Việt Nam
1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Deloitte Việt Nam
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Deloitte Việt Nam
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
12
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.1.3.2 Chức năng các phòng ban trong công ty
STT Tên phòng ban Chức năng
1 Hội đồng quản trị - Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công
ty cũng như các hoạt động tương đương với thành viên
của Deloitte thế giới.
2 Dịch vụ - Vệ sinh an toàn, phòng cháy chữa cháy.
- Đưa đón cán bộ công nhân viên.
- Phục vụ ăn uống cho cán bộ công nhân viên.
-Bảo vệ các tài sản của công ty.
3 Nhân sự - Lập kế hoạch tìm kiếm nhân lực phục vụ công ty.
- Lập kế hoạch và phân công nhân lực cho các job kiểm
toán.
- Đào tạo nhân viên mới và thực tập viên.
- Xem xét đánh giá thăng lương, thăng chức, khen
thưởng và kỉ luật.
4 Kế toán - Cân đối sổ sách và lập báo cáo kinh doanh.
- Chi trả lương, thưởng, tạm ứng.
- Đặt vé máy bay, taxi.
5 Văn thư - Cung cấp nhu yếu phẩm, vận chuyển thư và tài liệu.
- Cung cấp sách và tư liệu.
6 IT - Có trách nhiệm với toàn bộ hệ thống tin học trong
công ty.
- Đảm bảo an ninh mạng VPN và intranet.
- Update web server, mail server, database server, file
server.
- Mở job code theo tiêu chuẩn Deloitte thế giới.
- Theo dõi tiến độ chấm công qua web và gửi cho nhân
sự.
7 Kiểm toán - Thực hiện công việc kiểm toán chính đến các khách
hàng.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
13
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
- Điều phối kiểm toán viên phục vụ cho kiểm toán.
8 Thuế - Đóng thuế theo luật định.
- Tư vấn thuế cho khách hàng.
9 ERS (Enterprise risk
system)
- Chuyên phân tích các rủi ro nội tại trong công ty.
- Tư vấn giúp khách hàng kiểm soát các rủi ro.
Bảng 1.3: Chức năng các phòng ban trong công ty
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
14
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.1.4 Các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty TNHH Deloitte Việt Nam
1.1.4.1 Dịch vụ kiểm toán
Dịch vụ kiểm toán của Deloitte chú trọng đến sự hiểu biết về ngành nghề và môi
trường hoạt động kinh doanh của khách hàng. Từ cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh
doanh của khách hàng, Deloitte Việt Nam có thể cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu
cụ thể của từng khách hàng, đồng thời lập ra kế hoạch kiểm toán hợp lý nhằm phát
hiện và xử lý những rủi ro tồn tại trong hoạt động của khách hàng.Thông qua việc
tiếp cận đa chiều kết hợp với công nghệ kiểm toán tiến tiến AuditSystem/2, phần
mềm kiểm toán do Deloitte toàn cầu xây dựng, Deloitte Việt Nam có thể cung cấp
dịch vụ kiểm toán hiệu quả phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Các dịch vụ của kiểm toán bao gồm:
- Kiểm toán báo cáo tài chính theo luật định.
- Kiểm toán báo cáo tài chính cho các mục đích đặc biệt.
- Soát xét thông tin trên báo cáo tài chính.
- Kiểm tra thông tin trên cơ sở các thủ tục đã thỏa thuận trước.
1.1.4.2 Dịch vụ tư vấn thuế
Với mạng lưới chuyên gia tư vấn thuế trên toàn cầu, Deloitte Việt Nam giúp khách
hàng luôn nắm bắt được những thay đổi có ảnh hưởng đến chiến lược thuế của khách
hàng. Mục tiêu của Deloitte Việt Nam là tư vấn và hỗ trợ để khách hàng đạt lợi nhuận
sau thuế cao nhất.
Dịch vụ tư vấn thuế bao gồm:
-Hoạch định chiến lược thuế.
-Cơ cấu kinh doanh đạt hiệu quả cho mục đích tính thuế.
-Soát xét thuế.
-Tư vấn tính tuân thủ theo luật thuế.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
15
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
-Soát xét tính tuân thủ theo luật thuế.
-Dịch vụ chuyển giá.
-Báo cáo và lập kế hoạch thuế gián tiếp.
-Dịch vụ hỗ trợ chuyên gia quốc tế.
-Dịch vụ hỗ trợ thủ tục nhập cản.
1.1.4.3 Dịch vụ tư vấn tài chính
Các chuyên gia của Deloitte Viet Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn chiến lược cho
các thương vụ, phân tích và cung cấp cho các khách hàng thông tin về các cơ hội đầu
tư, đánh giá rủi ro và tư vấn các giải pháp hạn chế các rủi ro đó. Dịch vụ tư vấn tài
chính và hỗ trợ của Deloitte Việt Nam được cung cấp xuyên suốt các giai đoạn của
một thương vụ đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc việc đầu tư, mua bán sáp
nhập doanh nghiệp, giải thể, tái cấp vốn và tái cơ cấu.
Các dịch vụ tư vấn tài chính của Deloitte Việt Nam bao gồm:
- Soát xét tình hình tài chính.
- Tư vấn xác định giá trị doanh nghiệp.
- Tư vấn phân bổ giá mua công ty con cho việc hợp nhất báo cáo tài chính (ppa).
- Tư vấn hợp đồng mua và bán công ty.
- Tư vấn tái cơ cấu và tổ chức doanh nghiệp.
- Tư vấn phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng.
- Tư vấn tranh chấp và điều tra đặc biệt.
- Tư vấn mua bán và sáp nhập doanh nghiệp.
- Tư vấn tài chính ngành bất động sản.
- Dịch vụ kế toán.
-Tư vấn đầu tư cơ sở hạ tầng.
-Tư vấn tài chính dự án.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
16
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.1.4.4 Dịch vụ tư vấn kiểm soát rủi ro danh nghiệp
Deloitte Việt Nam cung cấp các giải pháp toàn diện được thiết kế với mục đích giúp
khách hàng nhận biết và đánh giá các rủi ro, xác định các mức độ rủi ro có thể chấp
nhận được, thiết lập và thực hiện hệ thống kiểm soát, đánh giá và theo dõi thường
xuyên môi trường kiểm soát rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các chuyên gia tư vấn rủi ro hoạt động trong những lĩnh vực dịch vụ chính sẽ cung
cấp các dịch vụ quản lý rủi ro ( ERS) cho khách hàng. Dù mỗi dịch vụ ERS có đặc
thù riêng, tất cả các dịch vụ ERS đều có thể kết hợp với nhau để hỗ trợ khách hàng
đối với từng giai đoạn của chu kì quản lý rủi ro.
Các dịch vụ ERS của Deloitte Việt Nam bao gồm:
- Dịch vụ an ninh CNTT-rủi ro trong hệ thống quản trị và tính tuân thủ.
- Dịch vụ đảm bảo kiểm soát CNTT.
- Tư vấn các giải pháp CNTT trong quản lý rủi ro.
- Dịch vụ quản lý rủi ro doanh nghiệp.
- Dịch vụ kiểm toán nội bộ.
- Tư vấn xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ.
- Tư vấn bảo mật thông tin.
- Tư vấn xây dựng kế hoạch dự phòng đảm bảo kinh doanh liên tục.
- Tư vấn về tuân thủ chính sách và chuẩn mực kế toán.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
17
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.2 Tình hình ứng dụng CNTT tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam
1.2.1 Intranet trong nội bộ công ty
Hiện tại trong công ty đang ứng dụng một mạng intranet phục vụ riêng cho các nhu
cầu thông tin của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Trang thiết bị cho hệ thống mạng nội bộ của công ty gồm có:
Phần cứng Phần mềm
Database server SQL server phiên bản hợp đồng riêng cho Deloitte
2007.
File server FTP server phiên bản riêng hợp đồng với Deloitte
2007.
Workstation Windows vista professional.
Office 2007, phần mềm kiểm toán AS2.
Laptop IBM đồng bộ T61 Windows vista professional.
Office 2007, phần mềm kiểm toán AS2.
Wireless AP linksys G65 Driver điều khiển
Printer HP 1000 Driver điều khiển
Điện thoại voip Cisco voip 3560
Bảng 1.4: Các thiết bị trong mạng intranet của công ty
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
18
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Hình 1.5: Mô hình mạng intranet công ty TNHH Deloitte Việt Nam
1.2.2 Hệ thống phần mềm quản trị tác nghiệp (PMS)
Phần mềm quản trị này cho phép ta thao tác bất kì nơi đâu chỉ cần có internet và truy
cập website các đặc điểm nổi bật của phần mềm này:
- Quản lý theo từng cấp bậc nhân viên và theo user, pass
- Quản lý thời gian làm việc hiệu quả.
- Tìm kiếm tài liệu liên quan đến khách hàng.
- Tham dự các khóa đào tạo cùng với toàn bộ nhân viên deloitte trên thế giới.
- Tình hình thu nhập tài chính của bản thân và hóa đơn thu chi.
- Các báo cáo, khuyến nghị về kế toán, kiểm toán, tài chính.
- Các thông tin mới nhất về văn bản hành chính pháp quy mới ban hành.
-…
Một số hình ảnh về phần mềm.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
19
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Hình 1.6: Màn hình đăng nhập hệ thống phần mềm quản trị tác nghiệp
Hình 1.7: Bảng chấm công điện tử trên phần mềm quản trị tác nghiệp
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
20
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
1.2.3 Phần mềm kiểm toán AS/2
Hiện nay, toàn bộ việc kiểm toán hầu như đều áp dụng phần mềm kiểm toán
AS/2 do Hãng Deloitte phát triển và cung cấp. Phần mềm AS/2 được coi là phần mềm
kiểm toán tiên tiến và hữu dụng nhất trong số các công cụ hỗ trợ đang được áp dụng
tại các Công ty kiểm toán nhóm BIG4.
Nền tảng hoạt động của phần mềm kiểm toán:
Hình 1.8: Mô hình hoạt động của phần mềm kiểm toán AS/2
Audit approach & Smart Audit support: Để thực hiện kiểm toán, Deloitte cung
cấp cho các thành viên của mình một bộ các gói kiểm toán (audit packages) hoạt động
với phần mềm AS/2. Gói kiểm toán có thể được hiểu như một nền tảng cung cấp
những hướng dẫn phù hợp để KTV xây dựng và hoàn thành các thủ tục kiểm toán cụ
thể cũng như lưu trữ các giấy tờ làm việc vào máy tính. Mỗi gói package được dành
cho một dạng khách hàng nhất định và được Deloitte cập nhật hàng năm (ví dụ: Gói
DTT Mid Entity 01-09 là gói kiểm toán phục vụ cho kiểm toán các Doanh nghiệp cỡ
vừa năm 2009, Gói DTT Banking & Securities Industry 01-09 dành cho kiểm toán
các Ngân hàng và Tổ chức tài chính trong năm 2009).
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
21
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Common Documentation: Dùng cho việc lưu trữ các báo cáo làm việc, các
văn bản hướng dẫn, emails ở nhiều dạng khác nhau ví dụ: Microsoft Word, Excel,
Message, Email, Acrobat reader… Ngoài ra một chức năng rất hữu dụng là chuyển
qua lại các tệp văn bản làm việc giữa các máy tính khác nhau để có thể trợ giúp lẫn
nhau hoặc tổ chức một cuộc kiểm toán theo mô hình chuyên môn hóa. Mỗi kiểm toán
viên sẽ phụ trách một phần công việc và đến giai đoạn kết thúc tất cả các file sẽ được
chuyển về máy cho trưởng nhóm kiểm toán.
Mô hình làm việc của Document Manager

Hình 1.9: Mô hình làm việc của Document Manager trong phần mềm AS/2
Một số hình ảnh về phần mềm kiểm toán AS2
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
22
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Hình 1.10: Hình ảnh về phần mềm kiểm toán AS/2
1.3 Giới thiệu tổng quan về đề tài
1.3.1 Tên và lí do lựa chọn đề tài
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
23
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
Deloitte Việt Nam không phải là một doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh hàng
hóa, trên thực tế doanh nghiệp là mô hình của hoạt động cung cấp dịch vụ ra thị
trường. Vì đặc thù các loại hình dịch vụ của doanh nghiệp là kiểm toán, nên công ty
không chú trọng việc quản lý các hợp đồng đã được kí. Nhưng trên thực tế theo một
công ty hoạt động bình thường thì có thể nói khi kiểm soát được số hợp đồng của
công ty đó thì coi như đã kiểm soát được thực lực tài chính và kinh doanh của công ty
.
Hạn chế tiếp theo tại công ty là không sử dụng dữ liệu tập trung mà là dữ liệu phân
nhánh và lẻ tẻ. Khi thực hiện một công việc kiểm toán tại một đơn vị nào đó. Một
kiểm toán viên độc lập phải biết được các thông tin về công ty đó, việc này lại khiến
các kiểm toán viên phải đi tìm các tệp đã làm năm trước của kiểm toán viên khác. Nói
như vậy đơn thuần kiểm toán viên đi đến công ty nào chỉ biết đến phần việc của mình
một cách thụ động. Hơn thế nữa việc đi tìm các file tài liệu dạng hard copy rất mất
thời gian vì trật tự lưu trữ không được rõ ràng và không được quản lý tốt.
Vì những lí do nêu trên em đề xuất đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng
tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam ”
Các chức năng cần có của phần mềm.
-Tra cứu được thông tin về khách hàng ngay tại danh mục khách hàng.
-Phải có các danh mục hợp đồng mẫu có phân chia theo từng loại hình doanh nghiệp
để cho nhân viên kinh doanh dựa theo đó mà soạn thảo hợp đồng.
-Có danh mục các hợp đồng đã kí, các hợp đồng đang thực hiện, các hợp đồng bị hủy
bỏ. Các hợp đồng này được scan lại và lưu tại thư mục của phần mềm để phục vụ cho
nhu cầu tra cứu về sau.
-Báo cáo về các hợp đồng theo tiêu chuẩn hợp đồng kí theo năm, quý, hợp đồng kí
theo khách hàng hay nhân viên.
1.3.2 Mục tiêu của đề tài
- Giải quyết được khó khăn của công ty trong việc quản lý hợp đồng.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
24
Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý hợp đồng
-Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ, nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu
của cán bộ công nhân viên, hỗ trợ ra quyết định kip thời, chuẩn xác.
- Tận dụng năng lực tài nguyên và con người nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong quá trình quản lý.
Thiều Quang Huy Tin học kinh tế 48
25