THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
1
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất
kinh doanh
1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Bất cứ doanh nghiệp nào,muốn sản xuất phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản
là: Tư liệu lao động, Đối tượng lao động, Sức lao động.
Theo C.Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có
ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động
được con người tác động vào thì đối tượng đó trở thành nguyên vật liệu. Đồng
thời C.Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối
tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là
nguyên vật liệu. Ví dụ như cây trên rừng không phải là nguyên vật liệu nhưng
cây đã qua chế biến thành gỗ thì lại là nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp
chế biến gỗ.
1.1.2. Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên
vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng
Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác
kế toán trong doanh nghiệp đó. Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các
loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình,
hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công
trình lớn. Vây khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự
toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Hơn nữa sản phẩm của
ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để
tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di
chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan
và chủ quan của doanh nghiệp.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
2
1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu còn được theo dõi và
quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự
trữ, bảo quản và sử dụng.
Ở khâu mua hàng cần phải quản lý thực hiên kế hoạch mua hàng về số
lượng, khối lượng, quy cách, phẩm chất chủng loại giá mua, chi phí mua như
đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị
đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện
chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tài sản.
Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật
liệu và công cụ, dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng
thu nhập và tích luỹ cho đơn vị.
1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh.
1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên
vật liệu được chia thành các loại sau:
 Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể
sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính
không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,…;
doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh
nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính la đường, nha, bột,… Có thể
sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác…
Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích gia công chế biến được coi
là nguyên vật liệu chính, ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
3
 Vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật
liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo
cho qua trình sản xuất được thực hiện bình thường, ví dụ như: thuốc nhuộm,
thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, xà phòng, …
 Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo
sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể
rắn, và thể khí. Ví dụ: xăng, dầu, than, củi, gas,…
 Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa
những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…
 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được
sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao
gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng
để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
 Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên,
thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu
hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp
trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách
phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho
từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
 Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai
nguồn
 Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên
doanh, nhận biếu tặng,…
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
4
 Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này là
căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là
cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên
vật liệu thành:
 Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng,
bộ phận quản lý doanh nghiệp .
 Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
 Nhượng bán ;
 Đem góp vốn liên doanh;
 Đem quyên, tặng.
1.2.2 Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu
1.2.2.1 Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền
tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định
theo những nguyên tắc nhất định.
 Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán
Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số
149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn
kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được
thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Trong
đó:
 Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
5
phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại.
 Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho
trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn
thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch
toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế.
1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu
Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành thì phương pháp đánh giá
nguyên vật liệu là theo giá vốn thực tế.
 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí.
Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều
nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật
liệu nhập kho được xác định khác nhau.
 Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
của NVL
mua ngoài
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
+
Các khoản thuế
không được
hoàn lại
-
CKTM,
Giảm giá
hàng mua
Trong đó:
 Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM.
 Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)...
 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
6
Giá thực tế
của VL thuê
ngoài GCCB
=
Giá thực tế
của VL xuất thuê
ngoài GCCB
+
Chi phí
thuê ngoài
GCCB
+
Chi phí
vận chuyển
(nếu có)
 Đối với vật liệu tự chế:
Giá thực tế
của VL tự chế
=
Giá thành
sản xuất VL
+
Chi phí vận
chuyển (nếu có)
 Đối với vật liệu được cấp:
Giá thực tế
của VL được cấp
=
Giá theo
biên bản giao nhận
 Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của vật liệu
nhận góp vốn liên doanh
=
Giá trị vốn góp
do hđld đánh giá
 Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ:
Giá thực tế của vật liệu
được biếu tặng, viện trợ
=
Giá thị trường
tại thời điểm nhận
 Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất:
Giá thực tế của
phế liệu thu hồi
=
Giá có thể sử dụng lại
hoặc giá có thể bán
 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số
lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
7
kiện kho tàng của doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương
pháp tính giá xuất hàng tồn kho:
- Phương pháp giá thực tế đích danh
- Phương pháp bình quân
- Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp nhập sau xuất trước
Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán (phương pháp
hệ số giá), phương pháp xác định trị giá tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối.
Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo
đúng phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong
niên độ kế toán.
 Phương pháp giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này, vật tư xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được
tính theo đơn giá đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho những
doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại phù
hợp với doanh thu hiện tại.
Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường
xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức
tạp.
 Phương pháp bình quân:
Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu
xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1
trong 3 phương pháp sau:
 Phương pháp Bình quân cuối kỳ trước:
Đơn giá bình quân = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
8
cuối kỳ trước
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế
toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về
tình hình biến động của vật liệu trong kỳ.
Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động
giá cả nguyên vật liệu. Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự
biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này
trở nên thiếu chính xác.
 Phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá trị thực tế NVL + Giá trị thực tế NVL
Đơn giá bình tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
quân gia quyền =
cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL nhập
kho trước khi nhập kho kho của từng lần nhập
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư.
Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ
hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác.
 Phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính đơn giá
bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính
giá vật liệu xuất.
Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
9
sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư
và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
Ưu điểm: Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh
kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.
Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những
doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.
 Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần
nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho
trước. Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ.
Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên
trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của những lần xuất đầu tiên trong kỳ.
Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất,
vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ được xác đình theo đơn giá của những lần
nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế.
Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để
xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa
doanh thu và chi phí.
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp
dụng đối với những
doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không
nhiều.
 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO):
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho
trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn
giá của lần nhập sau.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
10
Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại.
Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên
vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên
chính xác hơn. Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về
thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn
dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế.
Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp
giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên
bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó.
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các doanh
nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không
nhiều. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát.
1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và chứng từ kế toán sử dụng:
1.3.1. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân
chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật. Tính toán đúng đắn trị
giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin
kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật
liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho, cung cấp thông
tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong
doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và
hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách
kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
11
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp
theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 thì chứng từ
đó gồm:
 Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
 Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT)
 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT )
 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT)
 Hoá đơn GTGT
 Hoá đơn bán hàng
 Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)
 Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT)
 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT )
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân
chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho
việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan.
1.4. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu
1.4.1 Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Bổn phận cung cấp nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch mua hàng và
hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng
về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận
và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng và quy cách, căn cứ
vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập ”biên bản kiểm nghiệm vật
tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn,
giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
12
thủ tục nhập kho. Thủ tục nhập kho sau khi cân đo đong đếm sẽ ghi số lượng
thực nhập và tồn của từng nguyên vật liệu vào thẻ kho, trường hợp phát hiện
thừa thiếu sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng
biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày, định kỳ thủ kho chuyển giao
phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
1.4.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng nguyên
vật liệu viết phiếu xin lĩnh nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu xin nguyên vật
liệu bộ phận cung cấp viết phiếu xuất kho trình lên giám đốc duyệt. Căn cứ
vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu. Sau đó
ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu vào thẻ kho. Hàng ngày
hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính
giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
1.5 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động
nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh
nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư. Công tác
hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho
theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được
tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy,
bãi,
Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp
kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
 Phương pháp thẻ song song
 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
 Phương pháp sổ số dư

Phương pháp ghi thẻ song song:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
13
Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ
kho theo số lượng, cuối tháng tính số tồn kho trên thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ
kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế
toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự
biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng
ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do
thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng
từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật
liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với
thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số
liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ
song song
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
14
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối
chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho
của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số
lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời
gian.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác
kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện
doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán
còn hạn chế.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
kho nguyên vật liệu về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như
phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu
theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật
liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu,
Bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ đối chiếu
thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
15
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển
Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song
song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng
lặp.
Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công
việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn
nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp
có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều,
không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo
dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

Phương pháp sổ số dư:
Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật
tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
16
thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi. Sau khi song thì chuyển số dư về
phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ
kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ
kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ
số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư:
Sơ đồ 1.3
Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều
công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc
kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
17
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế
toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.
1.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh,
kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của
doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và
xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc
vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.
1.6.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên ( KKTX ):

Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX):
Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh
thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn đối với từng
thứ hàng hoá trên tài khoản hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ về nhập
xuất.
Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này
được căn cứ vào các chứng từ xuất kho trực tiếp. Sau khi đã tập hợp, phân
loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán giá trị
nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất
kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm là có độ chính xác cao, biết được
tình hình hiện có của nguyên vật liệu. Còn hạn chế là khối lượng công việc
lớn, mất nhiều thời gian.

Các tài khoản sử dụng chủ yếu
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
18
- TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình
tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Tài khoản có thể mở thành tài
khoản cấp 2, cấp 3 - để chi tiết cho từng loại, thứ, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư,
hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận
thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này
đã nhập kho.
- TK 133 “ Thuế GTGT”.
- TK 331: “Phải trả người bán”: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để phản ánh
tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà bán
vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài
khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ
phải trả ho người nhận thầu xây lắp chính phụ.
- TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 241, TK 627, TK
642,…

Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
 Hệ thống chứng từ sử dụng:
Nguyên nhân tăng nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, tự sản
xuất, liên doanh, phát hiện thừa.
Mọi trường hợp tăng nguyên vật liệu phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ
để làm cơ sở cho việc khi tăng nguyên vật liệu trong sổ kế toán. Các chứng từ
ghi tăng nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc như sau:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư,
- Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
19
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước,
các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Biên bản
kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT).
 Phương pháp hạch toán
 Tăng do mua ngoài:
* Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:
- Nếu mua hàng trong nước.
Nợ TK 152 (giá mua thực tế)
Nợ TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 113 (tổng giá thanh toán)
- Mua hàng nhập khẩu.
+ Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá,
dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Kế toán phản ánh
giá trị vật liệu nhập khẩu phải nộp chi phí thu mua vận chuyển.
Nợ TK 152 : theo giá thực tế
Có TK 111, 112, 331 : Số tiền đã trả, phải trả cho người bán
với chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Có TK 333 : Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 413 : chênh lệch tỷ giá (chênh lệch tỷ giá tăng)
+ Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch
thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên nợ TK 413 .TGTGT
đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Nợ TK 133
Có TK 333 (33313)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
+ Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dung cho hoạt động SXKD hàng hoá,
dịch vụ không chịu đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu TGTGT theo
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
20
phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự
án, văn hoá, phúc lợi.... được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế
GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị vật liệu
* Trường hợp 2: Vật tư về trước, hoá đơn về sau
Khi vật tư về làm thủ tục nhập kho, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng
chưa có hoá đơn.
+ Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán như trường hợp 1.
+ Cuối kỳ hoá đơn chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 152 Giá tạm tính
Có TK 331
+ Sang tháng sau hoá đơn về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều
chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn :
Nợ TK 152 : Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính
* Trường hợp 3 : Hoá đơn về trước, vật tư về sau:
Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường.
+ Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1.
+ Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá trị vật tư
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112...Tổng số tiền
+ Sang kỳ sau khi vật tư về:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627, 642...Nếu sử dụng ngay
` Có TK 151
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
21
 Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa
phải làm văn bản báo cáo cho các bên có liên quan biết để cùng xử lý.Tuỳ
từng trường hợp kế toán ghi sổ sau:
+ Nếu nhập kho toàn bộ số hàng.
Nợ TK 152: trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133 :Thuế GTGT tính theo hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT
+ Nếu trả lại người bán số hàng thừa
Nợ TK 338( 3381): trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152: trả lái số hàng thừa
+ Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa
Nợ TK 338( 3381) : trị giá số hàng thừa đã xử lý
Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT của số hàng thừa (nếu có)
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
+ Nếu hàng không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã được xữ lý
Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân
 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ ghi số hàng thực nhân, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận hàng thông báo cho bên bán biết kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 152: trị giá số hàng thực nhận (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn (Nếu có)
Nợ TK 138 (1381): trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.
Khi xử lý căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các TK có
liên quan:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
22
+ Nếu người bán giao tiếp sổ thiếu
Nợ TK 152: Sổ thiếu do người bán giao
Có TK 138 (1381) :số thiếu được xử lý
+ Nếu người bán hàng không còn hàng
Nợ TK 331: ghi giảm số tiền trả cho người bán
Có TK 138( 1381): xử lý do thiếu
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
+ Nếu có nhận làm mất phải bồi thường
Nợ TK 138 (1381), 334: cá nhân bồi thường
Có TK 138 ( 1381): xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
+ Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân
Nợ TK 632: Các khoản mất mát, hao hụt của vật liệu, sau khi trừ
đi phân bồi thường của cá nhân hoặc tập thể
Có TK 138 (1381): xử lý sổ thiếu
 Trường hợp kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng.
Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho
giao hàng cho chủ hàng hoặc số được giảm giá.
Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán.
Có TK 152,153: số được giảm giá hoặc trả lại.
Có TK 133(1331): thuế GTGT giảm trừ.
Trong cả 3 trường hợp trên, nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư kế
toán hạch toán như sau:
 Với chiết khấu thanh toán được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 515
 Với chiết khấu thương mại:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
23
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
 Với trường hợp giảm giá hoặc trả lại vật tư cho người bán:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
Có TK 133
 Các trường hợp nhập khác
 Vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK 152: theo giá thực tế.
 Tăng vật liệu do nhân vốn góp liên doanh liên kết của đơn vị khác hoặc
được cấp phát.
Nợ TK 152: giá thực tế
Có TK 411: giá thực tế.
 Tặng vật liệu do được nhận trợ cấp biếu tặng:
Nợ TK 152: giá trị hợp lý ban đậu.
Có TK 411: giá trị hợp lý ban đầu.
 Tăng vật liệu do thu hồi vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152:theo giá thực tế.

Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu.
 Hệ thống chứng từ sử dụng:
Chứng từ bắt buộc:
+ Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH)
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác.
 Phương pháp hạch toán
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
24
 Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận:
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Theo giá
Có TK 152 trị xuất
 Xuất góp liên doanh: Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá,
chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản
chênh lệch đánh giá tài sản:
Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp
Nợ TK 811 : phần chênh lệch tăng
Có TK 152: giá trị xuất thực tế
Có TK 711: phần chênh lệch giảm
 Xuất vật liệu bán:
+ Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632 Trị giá xuất
Có TK 152
+ Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111, 112, 131: giá bán cả thuế GTGT
Có TK 511: giá bán chưa thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
 Kiểm kê thiếu nguyên vật liệu:
Nợ TK 1381
Có TK 152
Xử lý chỗ thiếu:
Nợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thường
Nợ TK 632: tính vào giá vốn hàng bán
Có TK 1381
 Xuất cho các mục đích khác:
Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
25
Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn
Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh
Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng
Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu
Có TK 152: nguyên vật liệu giảm
Sơ đồ 1.4 : Quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo
phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: