KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM


KỸ NĂNG
LÀM VIỆC NHÓM
ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM
1. Khái niệm nhóm
2. Phân loại
3. Các giai đoan hình thành nhóm.
4. Các vị trí trong nhóm

1.1 Khái niệm nhóm

Nhóm là: “ Hai hay nhiều người làm việc
với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu
chung” (Lewis-McClear)

Nhóm là: “ Một số người với các kỹ năng
bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc,
chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu
chung" (Katzenbach và Smith)

Nhóm là: " Nó như một chiếc xe Ferrari,
hoạt động cực kì mạnh mẽ, nhưng tốn rất
nhiều tiền của/công sức để bảo dưỡng

1.1 Khái niệm nhóm

Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,
những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với
nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt
được mục tiêu chung.

Đặc điểm:
- Là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung
cho nhau
- Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu
chung.
- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với
trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.
- Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của
nhau để thực hiện phần việc của mình

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
1. Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân
2. Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi
đương đầu với những mục tiêu lớn
3. Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm
việc với người khác
4. Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong
một tổ chức

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
5. Đánh giá cao phần thưởng tinh thần
(internal awards) khi hoàn thành công việc
nhóm
6. Có nhiều động lực hơn đến hoàn thành công
việc
7. Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm
việc cá nhân
8. Để giải quyết các công việc ngoài khả năng
của cá nhân

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
9. Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và có
nhiều ý tưởng hơn
10. Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa căng
thẳng
11. Tăng lòng tin, tự tin thông qua các lời động
viên khuyến khích.
12. Học hỏi được nhiều hơn

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.2. Thuận lợi đối với cấp quản lý:

Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục
tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu
qủa, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong
nội bộ

Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí
từng cá nhân vì nhóm thường hoạt động theo kiểu
bán phân quyền (semi-autonomy

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.3. Thuận lợi đối với tổ chức:

Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất,
hiệu quả và giúp tổ chức phát triển

Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng
bên ngoài và những nhân viên tiềm năng

1.3. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác
giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc
đẩy hiệu quả công việc ,phát triển tiềm năng của
tất cả các thành viên.
Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người
làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành
một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như
trong cuộc sống.

1.3.1. Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các
kỹ năng nhỏ

Xây dựng vai trò chính trong nhóm

Kỹ năng quản lý hội họp.

Phát triển quá trình làm việc nhóm

Sáng tạo và kích thích tiềm năng

Những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm
việc theo nhóm


Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác
định rõ ràng,

quyền hạn được phân chia cụ thể để quản
lý các quy trình làm việc,

cần phải có một sự ổn định về các thành
viên của nhóm trong một khoảng thời gian
nhất định
1.4. Kỹ năng làm việc nhóm
1.4.1.Đặc điểm cần thiết của nhóm

1.5. Phân loại nhóm
1.5.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.
Chúng thường cố định, thực hiện công việc có
tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có
cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết
các vấn đề và điều hành các đề án.

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo
chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm
đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức
năng chính thức thường đưa ra những ý kiến
chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.

1.5.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất
thường để làm việc theo vụ việc có tính chất
đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay
cần dàn xếp từng vụ việc,

các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những
đề án cần nhiều sáng tạo,

những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết
gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian
ngắn

1.5.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính
thức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về
khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc
của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện
các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được
trên cơ sở thông lệ.

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những
quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp
có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy
trình ít nghiêm ngặt hơn.

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính
thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành
quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

II. Các giai đoạn hình thành và phát triển
nhóm

Hình thành

Xung đột

giai đoạn bình thường hóa

giai đoạn hoạt động trôi chảy

Các giai đoạn phát triển nhóm
Xung đột
Hình thành
Bình thường hóa
Vận hành
4 giai đoạn phát triển nhóm
Coming together is a beginning, staying together is progress,
and working together is success.
- Henry Ford
Phụ thuộc
Tương thuộc
Độc lập
Thái độ
t
Tín nhiệm

1 Hình thành nhóm

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi
người đều rất giữ gìn và rụt rè.

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực
tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là
tiêu cực.

Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi
những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém
quan trọng và lo âu quá.

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi
trội lên như một người lãnh đạo.

1 Hình thành nhóm
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm

Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt
động của nhóm

Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về
chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường
hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước
đây hơn là lao vào làm các dự án

Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên

Xác định mục tiêu chung

2 Xung đột

Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè
phái được hình thành, các tính cách va chạm
nhau, không ai chịu lùi một bước.

Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì
không có ai lắng nghe và một số người vẫn
không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.

.Có thể thấy những lời mỉa mai, ám chỉ

2 Xung đột
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa
trong việc định hướng hoạt động và giải quyết
các xung đột cá nhân

Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ

Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các
công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao

Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định

Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh
nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá
trình phát triển nhóm

3 Giai đoạn bình thường hóa

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này,
nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác
cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.

Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên
bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở
bên với toàn bộ nhóm.

Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng
nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình
thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

3 Giai đoạn bình thường hóa
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm
được chuyển dần vào các thành viên

Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập
thể là quan trọng nhất

Quy trình và biểu mẫu cần được đặt
nặng, hướng mọi người làm việc theo
chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp

Không nên phân tán lực lượng

Nên tham gia vào các dự án có khách
hàng và có ràng buộc về thời gian

4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn
định trong một hệ thống cho phép trao đổi
những quan điểm tự do và thoải mái và có sự
hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành
viên và với các quyết định của nhóm.