Nâng cao hiệu quả QL tại cty Xây lắp vật liệu XD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Lời mở đầu
Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ
nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết định.
Ngay sau cách mạng tháng mời Nga năm 1917, LêNin đã khẳng định: Tổ
chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp công nhân và
nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nớc trên hết và trớc hết đợc quy
lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế
1
. Sự biến động của nền kinh tế nớc ta
trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng của tổ chức quản lý.
Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới sự
phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó. Trong
môi trờng hội nhập của nền kinh tế nớc ta hiện nay vai trò của quản lý
trong các doanh nghiệp cần đợc coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn hết.
Mọi quyết định quản lý đều đợc xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là hiệu
quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân. Chính vì
vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng nâng cao
hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng.
Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản
lý tại công ty xây lắp vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa qua,
em đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở
công ty xây lắp vật liệu xây dựng .
Vấn đề quản lý có thể đợc nhìn nhận dới nhiều giác độ khác nhau,
tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề
cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Em hy vọng với nội dung trong chuyên
đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty.
Nội dung chuyên đề đợc thực hiên qua ba phần:
1
Lê Nin toàn tập- Tập 36
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Ch ơng I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý.
Ch ơng II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công ty
xây lắp vật liệu xây dựng.
Ch ơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu lực quản lý đối với công ty
xây lắp vật liệu xây dựng.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Khoa học quản lý-
Đại học KTQD đã trang bị vốn kiến thức cho em trong quá trình học tập tại
trờng. Đặc biệt là sự tận tình hớng dẫn và giúp đỡ của cô giáo Đỗ Thị Hải
Hà để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này.
Xin chân thành cảm ơn các cán bộ thuộc Công ty Xây lắp Vật
liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian thực tập taị công ty.
Chơng I
Tổng quan về quản lý và hiệu Lực quản lý.
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
I. những khái niệm.:
1. Định nghĩa quản lý.
1.1. Khái niệm quản lý:
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý. Thông th-
ờng, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động
viên, kiểm tra, điều chỉnh theo lý thuyết hệ thống: quản lý là sự tác
động có hớng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến
đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ
thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống
1
.
Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của
chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt
động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế xã hội đã đặt ra. Nh vậy nội
hàm khái niệm quản lý kinh tế đợc hiểu nh sau:
- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tợng quản
lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản
lý cấp trên. còn đối tợng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những
tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dới, cũng nh các tập thể, cá nhân ngời lao
động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và đợc
thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra
điều chỉnh
- Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một
nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem nh một hệ thống với hai phân
hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Trong nhiều trờng hợp mỗi
phân hệ có thể đợc coi nh một hệ thống phức tạp.
- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng,
nguyên tắc, phơng pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế,
đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin,
vật chất cho các quyết định quản lý đợc thực thi.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà tr-
ớc hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục
vụ lợi ích con ngời.
1.2. Nội dung của quản lý kinh tế.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác
nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tơng đối, đợc
hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể
coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức
năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà
quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là
để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý.
Hiện nay, các chức năng quản lý thờng đợc sem sét theo hai cách
tiếp cận.
Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là:
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản
lý gắn liền với các hoạt động sau đây:
- Quản lý lĩnh vực Marketing.
- Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển.
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý tài chính.
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý chất lợng.
- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại
Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào
lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại
những chức năng khác nữa.
Nh đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu
nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản,
chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề,
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trờng xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó
không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phơng thức
tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản
lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.
1.2.1. Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý.
Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý
khẳng định nh vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại
gia quyết định đặc thù để xác định một tơng lai cụ thể mà các nhà quản lý
mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là
dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý nh những nhánh phụ từ
dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và
quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ
ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đợc với
những biến động diễn ra trong môi trờng của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa
này, lập kế hoạch đợc coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn
bằng việc xác định các phơng án hành động để đạt đợc những mục tiêu cụ
thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng.
Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái.
Chúng liên quan đến một môi trờng không thể dự đoán đợc. Loại thứ hai là
không chắc chắn về sự ảnh hởng, tức là sự ảnh hởng của những biến đổi của
môi trờng là không thể lờng trớc và lợng hoá chính xác. Một loại yếu tố
khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trớc
những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đa ra những giải pháp, phản ứng nhng
không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn
các phơng thức và giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đó. Nếu không có các
kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con ngời và
các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có đợc một ý
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
tởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà
quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hớng, mất dần cơ
hội để đạt đợc mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm
gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn
để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt
mà không đợc thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hởng xấu đến tơng lai của
toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch th-
ờng dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét
các nội dung sau:
a)Quá trình kế hoạch
Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự
tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý.
Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình nh sau:
a1) Khẳng định sứ mệnh:
Nh vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh.
Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đa ra quan điểm
và hệ t tởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu
định tính và dài hạn mà tổ chức hớng tới. Việc làm nay nhằm mục đích h-
ớng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất
quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm
làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của
6
Khẳng định
sứ mệnh
Nghiên cứu
và dự báo
Lựa chọn
phương án
hợp lý
Thể chế hoá
kế hoạch
Xác định
mục tiêu
Xây dựng
phương án
Xây dựng phương
thức lựa chọn phư
ơng án
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
họ, kế hoạch mà họ tham gia là hớng tới cái gì và họ đang đợc gì và có
trách nhiệm nh thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính thống nhất xuyên
suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc đợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà
quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ
chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm
gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bớc đệm để một kế
hoạch đợc xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo
thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc
dự báo thời tiết đa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các
con tầu lần lợt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài
tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc
chuyển hớng, cân đối lại nhng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên
cứu và dự báo phải tạo đợc cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức
thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự
báo cái gì? Các thông tin có đợc là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ
chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát
huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một nguyên tắc chung đ-
ợc đa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro.
a3) Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác
định mục tiêu đợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức
mong muốn đạt tới. Nó đợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái
có thể có của tổ chức. Một mục tiêu đợc coi là đúng đắn khi nó đảm bảo
các yêu cầu sau:
+ Phải cụ thể:
- Nói về vấn đề gì.
- Giới hạn thời gian.
- Kết quả lợng hoá đợc.
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Phải linh hoạt: Đáp ứng đợc sự biến động của môi trờng.
+ Có tính định lợng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân
đối kỹ lỡng.
+ Tính khả thi: Những mục tiêu đa ra tổ chức có thể đảm bảo tính
thực hiện đợc.
+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất
quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhng điều quan trọng là giảm thiểu tác
động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận đợc và đợc coi là hợp lý.
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tơng quan giữa các yếu
tố sau:
- Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận
- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đợc đảm bảo
việc làm và chăm sóc phúc lợi.
- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ nh
chất lợng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hớng là nhu cầu, đòi hỏi của
khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc
sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó.
- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trờng sinh thái, giá
trị xã hội phải đợc đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết
lập tơng quan lực lợng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục
tiêu riêng u tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phơng án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phơng án giải quyết đ-
ợc xây dựng. Tìm ra các phơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và
công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức
kinh nghiệm từ những kế hoạch tơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng
tạo ra các phơng án có kế hoạch.
Thực tế đứng trớc một vấn đề có rất nhiều phơng án giải quyết khác
nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phơng án đợc cho là
khả quan để so sánh đánh giá. Thông thờng nên có ba phơng án để lựa
chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phơng án sẽ dẫn tới khó ra quyết
định, chồng chéo và ô hợp khó đa ra phơng án u việt. Trong khi ít phơng án
sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi ngời lập có đủ năng
lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đa ra phơng án đợc coi
là mới. Các phơng án đa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thời
chính xác.
a5) Phân tích lựa chọn phơng án
Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phơng án tốt nhất đòi hỏi các
nhà quản lý phải xây dựng đọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn.
Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh nghiệm
và đã đợc thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trờng kinh doanh hoặc
những yếu tố của môi trờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa
trên tiêu chuẩn thống nhất này các phơng án đa ra ra đớco sánh đánh giá
trên phơng diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh
thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực
Phơng án tối u đợc lựa chọn không phải hẳn là phơng án thoả mãn
tất cả các yếu tố nói trên mà thờng đó là phơng án thoả mãn nhiều nhất
những yếu tố đó.
a6) Thể chế hoá kế hoạch.
Từ phơng án tối u đợc lựa chọn các nhà quản lý sẽ đa vào thực tế
thông qua thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp
quy để đảm bảo tính thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không
tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện đợc thông suất
thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý.
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Thờng thì chủ thể lựa chọn phơng án tối u và chủ thể quyết định thể
chế hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhng trong trờng hợp có sự khác nhau thì
đôi khi phơng án đợc thể chế hoá và phơng án lựa chọn đa ra là khác nhau.
Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của ngời quản lý.
b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện đợc công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất
nhiều kế hoạch dới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì
một doanh nghiệp thờng có những loại hình doanh nghiệp sau:
b1) Kế hoạch chiến lợc.
Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung
sau:
+ Quan điểm đờng lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thờng đợc quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo
cấp cao.
b2) Chính sách.
Chính sách là những hớng dẫn quy định về t duy và hành động khi ra
quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đa ra là để giải
quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất định và
là loại kế hoạch sử dụng thờng xuyên. Một chính sách thờng mang những
đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng nh quan điểm của tổ chức. Chính
sách lơng cao, chính sách tuyển dụng là một trong nhiều chính sách đặc
trng của một doanh nghiệp.
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của
tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực
của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tợng quản lý.
+ Một chính sách đa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất th-
ờng xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho
các vấn dề thờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề
lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu
quả sẽ giải quyết đợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung
xây dựng những chính sách đặc trng cho tổ chức của mình.
b3) Thủ tục.
Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục
đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo
trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đợc mục tiêu cụ thể.
Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà
quản lý.
b4) Quy tắc.
Cũng giống nh thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều đ-
ợc làm và không đợc làm. Nhng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là
quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian nh thủ tục.Có thể
coi thủ tục nh một dòng chuỗi các quy tắc nhng có những quy tắc không
nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một quy tắc
đó là chỉ phát lơng vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó
không nằm trong một thủ tục nào.
b5) Chơng trình.
Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ
đợc giao. Các bớc tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện
những mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tơng đôí.
Một đặc điểm về những mục tiêu của một chơng trình đó là nó mang
tính độc lập tơng đối và những mục tiêu u tiên. Những mục tiêu này chỉ đợc
chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ
phận khác nhau. Để thực hiện mục tiêu đó thì một chơng trình đòi hỏi huy
động nguồn lực lớn và đợc xác định phân bố cụ thể: Ai là ngời quản lý, ai
phối hợp, ngân sách nh thế nào và giới hạn thời gian thực thi.
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Một chơng tình lớn thì bao gồm nhiều chơng trình nhỏ, hỗ trợ các
chơng trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phơng thức quản lý mới có
hiệu quả cao gọi là quản lý theo chơng trình mục tiêu. Phơng pháp quản lý
này đợc phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng
tạo và chủ động của cấp dới.
b6) Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch đợc lập với những nội dung về ngân sách hoặc
nội dung phi tiền tệ nh: lao động bất động sản nh ng đợc số hoá cụ thể. Có
nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân
quỹ mà các doanh nghiệp thờng phải sử dụng.
- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho
năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và đợc lấy từ những nguồn cụ
thể nào. Ngân quỹ tài chính bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến
+ Bảng kê khai lu lợng tiền mặt
+ Bảng cân đối
- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch
vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân
quỹ này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lợng hàng bán ra trong tơng lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lợng
tiền đợc phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lợng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt
động cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu t xây dựng cơ bản: Thờng là rất lớn phục vu cho nhu
cầu phát triển lâu dài.
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh
thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trờng, một yếu tố luôn biến động.
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức,
doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tơng đối, nó độc lập vì đ-
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
ợc xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhng lại hớng tới mục
tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đợc đa ra bởi
một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tơng đối. Trong quá trình triển
khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm
thiểu ảnh hởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế
hoạch.
1.2.2 Tổ chức
Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm
thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao
cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp đợc với nhau thực hiện mục tiêu
hiệu quả nhất
1
.
Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế
hoạch, bao gồm các hoạt động:
+ Phân tích chiến lợc, mục tiêu chiến lợc của tổ chức rồi phân chia
các hoạt động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá. Từ đó
chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên.
+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập cơ
chế làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và đợc đảm bảo bằng nhân lực cho
hoạt động.
Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhng cũng
phải dựa trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc
riêng có của tổ chức.
a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức.
Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ
chức phải nh thế nào, mang những yếu tố gì?
a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang.
Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các
phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức .
Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo
kĩ thuật.
+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trờng.
+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có
mối quan hệ gần gũi.
Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ bộ
phận trong tổ chức tơng đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận
chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị tr-
ờng, khách hàng chủ yếu của thị trờng, doanh nghiệp.
a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc
Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho
từng cấp quản lý từ trên xuống dới trong tổ chức. Kết quả thu đợc là một cơ
cấu với một thủ trởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp quản
lý ngang hàng với nhau.
Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức
năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngời cụ thể đợc xác
định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai
kiểm tra ai? Ai là ngời báo cáo đã đ ợc xác định cụ thể rõ ràng.
Các quyết định đa ra đợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo
chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy
nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ.
Một xu hớng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia bớt
quyền nhng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải phân
cấp, giữa chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ và
phối hợp lẫn nhau.
a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức.
Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình
ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với một vị
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
trí, chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức, với
mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là:
- Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với
cấp dới.
- Quyền hạn tham mu: Là quyền tham gia ý kiến, t vấn, hỗ trợ cố vấn
chứ không ra quyết định. Với quyền hạn này ngời quản lý điều tra, khảo sát
, nghiên cứu , phân tích đa ra ý kiến t vấn cho nhà quả lý trực tuyến
- Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra
quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý
khác. Với quyền hạn này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần đợc
giớii hạn trong khuôn khổ chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngơi đ-
ợc uỷ quyền cũng là để xác định rõ ràng chức năng của họ .
Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đơng nhiên
có quan hệ với nhau . Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhng có thể
phân loại nh sau:
- Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết
định do một chủ thể đa ra.
- Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho
cấp khác của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó.
Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức đợc thể hiện qua sự độc
lập của những ngời quản lý cấp dới trong việc ra quyết định, họ không cần
thông qua cấp trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định đó có
hiệu lực thi hành cao, ảnh hởng mạnh. Nó còn thể hiện qua việc cấp dới đợc
quyền ra các quyết định quan trọng đặc biệt ở những lĩnh vực quan trọng
nh: nhân sự, tài chính.
Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống nhất
của tổ chức, ngời ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dới đợc tham gia với
t cách là nhà phân tích chuyên môn và tác động đến quyết định, tham gia
vào tổ chức và thực hiện quyết định đồng thời chịu trách nhiệm, đợc uỷ
quyền .
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
a4) Sự phối hợp.
Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của
con ngời, những phân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm vụ
của tổ chức. Bản chất là xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ
truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt đợc sự thống nhất trong hoạt động của
các bộ phận bên trong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ xảy
ra mâu thuẫn giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất cân đối
giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá nhân, hoạc
mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm t tởng, mất cân đối hoạc bế
tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thờng xuyên, xảy ra mâu thuẫn. Vì
thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải xây dựng kênh thông tin, ngang
dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin. Duy trì mối liên hệ công
việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên hệ của tổ chức với
môi trờng ngoài.
a5) Tầm kiểm soát.
Tầm kiểm soát là số lợng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể
quản lý trực tiếp và có hiệu qủa. Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản
lý có thể quản lý đợc bao nhiêu.
Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhng dễ thay đổi và
khó xác định các yếu tố ảnh hởng đến quy mô tầm kiểm soát. Thờng thì
công việc càng phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm
kiểm soát hẹp và ngợc lại. Bên cạnh đó năng lực nhà quản lý, sự thạo việc
cấp dói, hệ thống thông tin ảnh hởng mạnh đến tầm kiểm soát.
Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ
nghịch với chiều dọc tức quản lý nhng xét theo cấp. Muốn cho đối tợng
quản lý làm đợc nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát
ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách đợc xây dựng
chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả.
b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức.
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các
chức năng theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức
năng và xác định các công việc hoạt động.
- Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định
chức năng nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền
hạn: Quyền ra quyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực,
quyền thởng phạt, kiểm tra kiểm soát nhân viên của mình.
- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải đi
đôi với quyền hạn. Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hởng lớn và ngợc
lại. Phải đảm bảo cấp phải có quyền tơng xứng.
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dới phải phục tùng cấp
trên tôn trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo.
- Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì
chịu trách nhiệm tới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền
của nhau.
Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ
chức xây dựng một cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả.
1.2.3 Lãnh đạo.
Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính định hớng về chiến lợc
phát triển của tổ chức về mô hình cơ cấu tổ chức, về nhân sự trong tổ
chức
1
.
Đó cùng là quá trình tác động lên con ngời theo hớng đạt đợc mục
tiêu của tổ chức, sự tác động đó có thể là khuyến khích động viên, kỷ luật,
thởng phạt, đề bạt
Với t cách là một chức năng của quản lý thì lãnh đạo là quá trình
tác động tới con ngời để đạt đợc sự tuân thủ của con ngời đối với chủ thẻe
lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt đợc mục tiêu
chung của tổ chức.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hởng và dẫn dắt hành vi
của con ngời trong tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong kế
hoạch.
a) Nội dung của lãnh đạo.
- Xác định động cơ làm việc của con ngời, họ hành động vì cái gì, có
thể là tổng hợp các động cơ nhng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động vào
đó tạo hứng thú và ý thức làm việc.
- Xây dựng phơng pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể
là phơng pháp kinh tế, pháp quyền, phơng pháp tâm lý giáo dục.
- Trên cơ sở phơng pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập và
quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả làm
việc.
- Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết
các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích
- Để đảm bảo các quá trình trên đợc thực hiện và củng cố quyền uy
nhà quản lý phải biết giành quyền lực và gây ảnh hởng.
- Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí quan
hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị
b) Tính chất của lãnh đạo.
- Trớc hết lãnh đạo là một chức năng cần thiết và tất yếu đối với mọi
nhà quản lý từ cấp cao đến cáap thấp.
- Là chức năng thứ ba trong quá trình quản lý lãnh đạo có tác dụng
khởi động tổ chức và vận hành tổ chức với các con ngời khác nhau, nhóm
làm việc khác nhau nhằm hớng tổ chức tới mục tiêu.
- Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, ngời
lao động cần đợc quan tâm tới con ngời mục đích cá nhân của họ và tình
cảm của họ.
c) Căn cứ để tiến hành lãnh đạo.
Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của
con ngời thông qua lý thuyết về động cơ của con ngời. Điều đó đòi hỏi nhà
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
quản lý phải có kiến thức về quy luật tâm lý của con ngời. Từ đó tạo ra
nhiều điều kiện làm xuất hiện động cơ, duy trì động cơ làm việc và tạo đợc
sự thoả mãn cho con ngời khiến họ làm việc tích cực.
Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết về động lực, lý thuyết về nhu cầu
để nhận biết nhu cầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với động
cơ làm việc nhằm đa ra biện pháp tác động tơng ứng.
Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế. Cụ
thể là quyền ra quyết định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền th-
ởng phạt, quyền kiểm tra.
Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có đợc khi có quyền lực
chính thức từ vị trí vừa có ảnh hởng từ cá nhân. Nguồn lực con ngời là rất
đa dạng vì vậy cần hiểu đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình và
của ngời khác để c xử hợp lý. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng và
sử dụng quyền lực của mình hiệu quả .
1.2.4 Kiểm tra.
Kiểm tra là tổng hợp các hoạt động xem xét theo dõi, đo lờng, đánh
giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của tổ chức là
hoàn thành và có kết quả cao
1
.
Đó là chức năng tất yếu của mọi nhà quản lý, mọi cấp quản lý từ cao
cho đến cấp chuyên môn, kiểm tra đợc thực hiện trong tất cả quá trình quản
lý.
Chức năng kiểm tra cần nhiều kỹ năng và công nghệ nhng liên quan
tới con ngời, nó là một chức năng khó thực hiện vì chịu nhiều áp lực vì vậy
nếu buông lỏng thì kế hoạch dễ bị lệch lạc và sai lệch. Do đó kiểm tra đòi
hỏi phải đợc thực hiên xuyên suốt quá trình hoạt động và kết quả hoạt
động.
Để hiểu rõ hơn nội dung kiểm tra ta tìm hiểu các nội dung sau:
a) Bản chất của kiểm tra:
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Bản chất của kiểm tra là xây dựng mối liên hệ ngợc kênh thông tin
phản hồi và nó đảm bảo suốt quá trình hoạt động của tổ chức.
Có thể mô tả các bớc của kiểm tra quan mô hình sau:

Nh vậy xuất phát từ kết quả thực tế chúng ta sẽ đo lờng xem xét, sau
đó so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra, đa ra đánh giá nhận định tìm ra sai lệch.
Không dừng lại ở đó nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, từ đó
xây dựng chơng trình điều chỉnh với những giải pháp và hệ thống công cụ
chính xác, tiếp theo cần đa chơng trình điều chỉnh vào thực hiện để hớng tới
kết quản mong muốn của kế hoạch, đảm bảo kế hoạch đợc thực hiện hoá.
Tuy nhiên kiểm tra chỉ thực hiện khi có kết quả thực tế sẽ dẫn tới
một hạn chế đó là dễ làm chậm tiến độ, với những sai lầm phát hiện muộn
không thể khắc phục đợc mà chỉ để lại những kinh nghiệm đắt giá cho quá
trình sau. Do đó kiểm tra theo quy trình trên có độ trễ về thời gian.
Để khắc phục điều này hiện nay các nhà quản lý coi kiểm tra là quá
trình xây dựng hệ thống thông tin phản hồi xuyên suốt kế hoạch, tức là
kiểm tra đợc thực hiện ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất trớc để
có đầu ra nh mong muốn và đơng nhiên đầu ra lại là kết quả kiểm tra và
cũng là mục tiêu của kiểm tra.
b) Các nguyên tắc của kiểm tra.
Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các
nguyên tắc chung. Đó là những nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân
theo.
b1) Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm.
Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu.
20
Kết quả
thực tế
Đo lường
kết quả
thực tế
So sánh với
tiêu chuẩn
Phát hiện
sai lệch
Kết quả mong
muốn của kế
hoạch
Thực hiện
điều chỉnh
Xây dựng
chương trình
điều chỉnh
Phát hiện
nguyên nhân
sai lệch
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Khu vực kiểm tra thiết yếu là những bộ phận, phân hệ có những hoạt
động ảnh hởng quan trọng tới chức năng cơ cấu của tổ chức.
Điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt mà ở đó việc thu
thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Nếu sai lệch ở những
điểm này không đợc điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hởng lớn tới kết quả tổ
chức.
Để xác định đợc điểm kiểm tra thiết yếu thì cần phải biết điểm nào
phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức, ngành nào phản ánh tình trạng
không đạt mục tiêu, điểm nào mà đo lờng tốt nhất sự sai lệch, điểm nào mà
nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai, tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn
kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết.
b2) Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống.
Nguyên tắc này đòi hỏi:
Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý các
khu vực khác, điểm khác trong mối quan hệ nội tại giữa chúng để tìm ra
nguyên nhân sâu xa và có biện pháp điều chỉnh đồng bộ, triệt để và toàn
diện.
Bên cạnh đó bản thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể
kiểm tra, phơng tiện kiểm tra hợp lý. Phải có phơng pháp kiểm tra chính
xác và khoa học.
b3) Kiểm tra thực hiện theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lợc.
Xuất phát từ kế hoạch chiến lợc ta phải có bớc kiểm tra chiến lợc. Có
thể tiến hành ngay từ bớc đầu quy trình quản lý chiến lợc là nghiên cứu và
dự báo. Sở dĩ nh vậy vì chiến lợc luôn biến đổi đặc biệt về con ngời, về giải
pháp, cơ cấu môi tr ờng luôn biến đổi.
Kiểm tra phải gắn liền với các kế hoạch tác nghiệp, những kế hoạch
để giải quyết các vấn đề lặp lại, những chơng trình dự án để giải quyết
những mục tiêu trọng điểm. Cần phải kiểm tra tính hợp lý, sự biến đổi cơ
cấu và công tác thực hiện.
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Cuối cùng kiểm tra quản lý tức là kiểm tra những đối tợng là nhà
quản lý, là công nhân viên đặc biệt, những phần tử bị coi là có vấn đề, điểm
sáng cần giám sát.
b4) Nguyên tắc địa điểm kiểm tra.
Chúng ta không thể ngồi một chỗ hoặc đi loanh quanh mà biết hết đ-
ợc tổ chức, do đó phải thiết kế hệ thống kiểm tra đợc bố trí kết hợp kiểm tra
tại chỗ và kiểm tra từ xa. Ngày nay công việc này đợc sự hỗ trợ triệt để của
hệ thống thông tin hiện đại.
b5) Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, con ngời trong tổ chức.
Tức là khi tiến hành kiểm tra cần xem xét vấn đề kiểm tra có mối
liên hệ nh thế nào với những vấn đề sau:
+ Đặc điểm và mục tiêu của tổ chức.
+ Trình độ các nhân viên của tổ chức.
+ Bầu không khia trong tổ chức, tâm lý chung của mọi ngời.
+ Mối quan hệ của tổ chức với tổ chức khác.
Việc quan tâm đến vấn đề này để tránh gây phản cản, nếu không rất
dễ gây tâm lý chống đối.
b6) Nguyên tắc về số lợng nhỏ các nguyên nhân.
Trớc một vấn đề kết quả xảy ra thì lẽ đơng nhiên là có nhiều nguyên
nhân nhng với nguồn lực hạn chế chúng ta không thể tác động vào các
nguyên nhân đó, và đôi khi điều đó sẽ là thừa. Vì lẽ đó cần tập chung vào
một số nguyên nhân có ảnh hởng mạnh và dễ tác động.
Mặt khác một nguyên nhân có thể đa lại nhiều két quả do đó cần
xem xét mối quan hệ nhân quả và xem xét mối quan hệ giữa các nguyên
nhân với nhau.
b7) Nguyên tắc linh hoạt, chính xác, khách quan và công khai.
Theo nguyên tắc này việc kiểm tra cần đảm bảo cá nguyên tắc sau:
Linh hoạt nghĩa là nội dung kiểm tra cần biến đổi thích ứng với sự
biến đổi của tổ chức. Và sự biến đổi nội dung tất yếu đòi hỏi sự thay đổi
hợp lý về mặt hình thức của kiểm tra.
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Khách quan đòi hỏi kiểm tra phải trên cơ sở sự phản ánh thông tin
kịp thời và chính xác, đúng thực tế. Kiểm tra phải có phải có cơ sở khoa
hoạ tức là tuân thủ hững nguyên lý, quy luật. Thời điểm kiểm tra, tần số
kiểm tra cần đợc điều chỉnh hợp lý.
Công khai cả về nội dung kiểm tra và đối tợng kiểm tra. Điều này
phải đợc thông báo rộng rãi để mọi ngời cùng giám sát kết quả kiểm tra.
Nh vây chúng ta đã tìm hiểu qua nội dung và khái niệm của quản lý
kinh tế với bốn chức năng cơ bản của nó: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra. Nắm vững những nội dung này là cơ sở để tìm hiểu những nội
dung tiếp theo.
2. Đặc điểm.
Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh
nghiệp đợc phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân. Theo đó
quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau:
Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận. Nó thể
hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hởng của doanh nghiệp,
nhiệm vụ quan trọng là giải quyết những vấn đề kinh tế vi mô. Lợi ích của
doanh nghiẹp là cơ sở so sánh đánh giá sử lý những vấn đề kinh tế. Một
điều nữa là quản lý ở doanh nghiệp không đòi hỏi tính phối hợp đa phơng
đa chiều, nhièu cơ quan nh quản lý quốc dân mà nó chỉ hạn chế trong
doanh nghiệp và những đối tác chủ yếu.
Thứ hai, quản lý trong doanh nghiệp phục tùng quản lý nhà nớc.
Các nhà quản lý hớng hoạt động của các doanh nghiệp theo những mục tiêu
của mình nhng dựa trên những khung pháp lý của nhà nớc đã thiết lập, đó
là cơ sở hoạt động.
Thứ ba, tính phức hợp hạn chế. Nó thể hiện ở đối tợng quản lý hạn
chế, mục tiêu hữu hạn và hình thức tác động đơn giản.
Điều đó dẫn tới bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đơn giản hơn và
ít bị chi phối bởi quan hệ kinh tế đối ngoại.
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Thứ t, quản lý trong doanh nghiệp lấy mực tiêu phát triển kinh tế,
gia tăng giá trị và lợi nhuận là chủ yếu. Đại đa số các doanh nghiệp đợc
sinh ra bởi mục đích sinh lời và quản lý phải hớng tới mục tiêu đó, lợi
nhuận, giá trị gia tăng là thớc đo cuối cùng cho hiệu quả quản lý. Bên cạnh
đó có những doanh nghiệp của nhà nớc đợc thực hiện chức năng sản xuất,
kinh doanh hàng hoá công cộng phục vụ lợi ích của đại chúng, hoặc tham
gia điều tiết kinh tế vĩ mô. Cá doanh nghiệp đó hớng tới mục tiêu tổng thể
hiệu quả kinh tế xã hội.
Cuối cùng, quản lý kinh tế trong doanh nghiệp là quản lý đơn mục
tiêu. Tính đơn mục tiêu theo nghĩa hẹp đó là quản lý chỉ hớng tới một mục
tiêu chính yếu nào đó thờng là kợi nhuận, nhng xét theo nghĩa rộng, tức là
với một số mục tiêu quản lý trong doanh nghiệp chỉ can nhắc và hớng vào
mục tiêu u tiên. Trong khi đó quản lý kinh tế quốc dân mang tính đa mục
tiêu: Phúc lợi, an sinh xã hội, phát triển cơ sở hạ tầng, tăng trởng kinh tế,
văn hoá, môi trờng
3. Chức năng của quản lý.
Cũng giống nh quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý trong
doanh nghiệp nói riêng, quá trình quản lý là quá trình thực hiện thờng
xuyên và đồng bộ, thống nhất các chức năng kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo,
kiểm soát.
Chức năng kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu. Các kế
hoạch đợc xây dựng trên cơ sở những đòi hỏi khách quan và chủ quan của
doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định để tiến hành lựa chọn chính xác
mục tiêu của mình và phơng án tiến hành trong tơng lai. Những kế hoạch
trong doanh nghiệp có thể là kế hoạch chiến lợc, tác nghiệp nh ng đó luôn
là những kế hoạch quan trọng. Trong khi kế hoạch chiến lợc vạch một con
đờng dài hớng doanh nghiệp đi theo với những phơng án dài hạn và tham
vọng thì kế hoạch chiến thuật lại tập trung giải quyết những vấn ddề bức
thiết để tháo gỡ những vớng mắc hoặc tận dụng cơ hội kinh doanh
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Chức năng tổ chức, nó quy định chức năng và cơ cấu tơng ứng của
các bộ phận, tập thể và cả cá nhân. Xác định lý do tồn tại của đơn vị đó là
để làm gì và có quan hệ với đơn vị khác nh thế nào, đợc đảm bảo bằng cái
gì? Tất cả là để hớng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, của tổ chức.
Chức năng điều hành, điều hành tức là quản lý có chức năng đa kế
hoạch vào thực hiện thông qua sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo và khoa học
hệ thống các giải pháp và công cụ nh hành chính, kinh tế, giáo dục tâm lý
nhằm dẫn dắt hành vi cá nhân, tập thể theo mục tiêu chung, đó là công việc
khó khăn vì quan hệ cá nhân, tập thể rất tinh vi và phức tạp vì đều có yếu tố
con ngời.
Chức năng kiểm soát, trong quá trình đa kế hoạch vào thực tế, không
thể tránh khỏi những khiếm khuyết sai lệch. Với những vớng mắc đó quản
lý là để kiểm soát đợc, nắm đợc và trong trờng hợp cần thiết có thể đa ra
những điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục nhngx sai lệch so với kế hoạch.
Đó là lý do để quản lý mang chức năng kiểm soát.
4. Vai trò của quản lý.
Rõ ràng để tồn tại và phát triển con ngời trong từng tổ chức không
thể làm việc riêng lẻ mà cần gia tăng tính phối hợp hớng tới mục đích
chung. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất của xã hội ngày càng đòi hỏi
thực hiện trên quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn, đòi hởi sự phân công
hợp tác mọi cá nhân trong tổ chức.
Chính sự phân công chuyên môn hoá, hợp tác hoá đã làm xuất hiện
lao động đặc biệt- lao động quản lý. Các Mác đã khẳng định: Mọi lao
động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô t-
ơng đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý
1
.
Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và h-
ớng đi của mình. Đây là yếu tố thuộc về t duy, nhận thức đầu tiên và quan
trọng nhất đối với mọi con ngời và tổ chức giúp tổ chức thực hiện đợc sứ
1
Giáo trình nguyên lý quản lý- NXB HCQG- 2003
25