Luận văn:HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM doc


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG



NGUYỄN THỊ HỒNG NHUNG



HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM


Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số : 60.34.05




TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH





Đà Nẵng – Năm 2013


Công trình được hoàn thành tại
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG



Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN TRƯỜNG SƠN




Phản biện 1: TS. Nguyễn Quốc Tuấn

Phản biện 2: TS. Nguyễn Xuân Lãn



Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại Học Đà Nẵng vào ngày 10
tháng 03 năm 2013.








Có thể tìm hiểu Luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng
-1-

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam mới chuyển từ
doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần nên đã nhiều lần tiến
hành cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế của
từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Tuy nhiên việc cải tiến, chấn chỉnh đó chưa mang tính khoa học và
chiến lược, vẫn còn những bất hợp lý và không phù hợp. Trước tình
hình đó, Công ty đã xây dựng cho mình chiến lược trong thời gian
tới là: sẽ tiến hành việc cải tiến lại bộ máy quản lý của Công ty. Để
đáp ứng được chiến lược kinh doanh trong thời gian tới và khắc phục
những tồn tại của bộ máy quản lý hiện hành, việc hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý là tất yếu khách quan và là nhu cầu cấp bách.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy
quản lý, cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tế, tôi xin chọn đề tài:
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây
lắp Thủy sản Việt Nam”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy quản lý
của doanh nghiệp. Phân tích đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của
Công ty và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Nghiên cứu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần
Xây lắp Thủy sản Việt Nam, tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức
năng nhiệm vụ; mô hình tổ chức bộ máy quản lý; cơ chế vận hành
của bộ máy quản lý và tổ chức lao động bộ máy quản lý.
- Phạm vi: Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý
-2-

của Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp như: phương pháp thống
kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá …
5. Bố cục của luận văn
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp
Chương 2: Tình hình hoạt động và thực trạng cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam.
Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công
ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Qua tìm hiểu, tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học trong
ngành xây dựng, người viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý chưa được nghiên cứu nhiều và chuyên sâu.
Với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết
thực, thật sự mang lại hiệu quả cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại
công ty.
Trên các diễn đàn đã có một số bài viết, về vấn đề hoàn thiện
cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các bài viết phân tích một cách chung
chung, chưa đưa ra được hướng giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây
dẫn chứng một số bài viết:
- “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - một tất yếu khách
quan” Trên web http://doanhnhan360.com.
- “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam
trong bối cảnh hội nhập.” Trên trang http://www.customs.gov.vn.
Các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
của các luận văn Quản trị kinh doanh của các tác giả khác:
-3-

- “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của
Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan (2006-2015)” của Nguyễn
Ngọc Hạnh, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ
Chí Minh, năm 2006.
- “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch”
của Phạm Thị Ngọc Châm, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế
Quốc Dân năm 2008.
Các nghiên cứu hầu hết đã nêu được những tồn tại chung,
những khó khăn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Các đề tài
nghiên cứu chỉ đề cập đến phần phân tích thực trạng chưa thật sự chú
trọng tới phần đưa ra giải pháp. Để khắc phục được những tình trạng
nêu trên tác giả phải căn cứ vào mục tiêu của Công ty và sự biến
động của môi trường trong mỗi thời kỳ ở Công ty, việc hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ bám sát với thực tế hơn.

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÍ LUẬN
VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
a. Khái niệm tổ chức
“Tổ chức là tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau,
cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm
việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định”(Ducan, 1981).
Bên cạnh đó tổ chức còn có thể hiểu “là một hệ thống các hoạt
động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt
được mục tiêu chung”.
Tựu trung lại các định nghĩa đều thống nhất với nhau ở nội
-4-

dung là: Tổ chức là một đơn vị hoạt động kinh doanh có từ hai hay
nhiều người tổ hợp lại. Những cá nhân trong tổ chức ảnh hưởng lẫn
nhau, tác động lẫn nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ
chức.
b. Khái niệm cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo
cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.


c. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác
nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên
môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và
được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý
doanh nghiệp”.
1.1.2. Chức năng quản trị doanh nghiệp
a. Khái niệm chức năng quản trị
“Chức năng là một tập hợp các hoạt động (hành động) cùng
loại của hệ thống nào đó. Do đó về thực chất, chức năng thể hiện tính
chuyên môn hoá nhiệm vụ (hoạt động) gắn với một hệ thống xác
định”.
b. Phân loại chức năng quản trị doanh nghiệp
Theo Henry Fayol chia toàn bộ hoạt động thành năm chức
năng là: hoạch định, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm soát.
1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
a. Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa là sự phân chia các hoạt động của tổ chức
nhằm thiết lập các bộ phận có tính độc lập tương đối để thực hiện
những công việc nhất định, cơ sở của sự phân chia đó là dựa trên
những tiêu chí.
-5-

b. Phân chia tổ chức thành các bộ phận
Ở một doanh nghiệp cần phân chia nhỏ các nhóm thành các bộ
phận.
c. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
- Quyền hạn trực tuyến
- Quyền hạn tham mưu
- Quyền hạn chức năng
d. Tầm hạn quản trị, phân cấp quản trị
Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái
niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị
có thể điều khiển.
Phân cấp quản trị
Nguyên nhân có các cấp quản trị trong tổ chức là bởi giới hạn
của tầm hạn quản trị (tầm kiểm soát) - là số người hay bộ phận mà
nhà quản trị có thể kiểm soát hiệu quả.
e. Phối hợp các bộ phận của công tác tổ chức
“Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con
người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết
quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức”.
1.1.4. Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
a. Tổ chức có cơ cấu theo chức năng
Trong tổ chức nhóm gộp những thành viên có cùng chuyên
môn hoặc liên quan về chuyên môn với nhau hình thành những bộ
phận chức năng
b. Tổ chức có cơ cấu theo sản phẩm
Cơ cấu theo sản phẩm là mối quan hệ chung mà thường được
gọi là cấu trúc phân chia hoặc đơn vị phân chia hay đơn vị tự chủ.

-6-

c. Tổ chức có cơ cấu theo khu vực
Cơ cấu này thường được áp dụng cho các tổ chức hoạt động
trải rộng ở nhiều khu vực, các tổ chức toàn cầu.
d. Tổ chức có cấu trúc hỗn hợp
Trên thực tế các cấu trúc hầu như không tồn tại thuần tuý một
dạng cấu trúc theo chức năng, sản phẩm hay địa lý. Cấu trúc có sự
kết hợp cả hai loại như vậy gọi là cấu trúc hỗn hợp.
e. Tổ chức có cấu trúc ma trận
Trong tổ chức có sự kết hợp cơ cấu theo chức năng với cơ cấu
theo sản phẩm (dự án).
1.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1.2.1. Chiến lược ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
1.2.2. Công nghệ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
1.2.3. Quy mô ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
1.2.4. Môi trường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
1.3. TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ
“Thiết kế tổ chức là một quá trình lựa chọn và triển khai một
cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi
trường của tổ chức”
[8, tr. 180]
.
1.3.1. Xác định mục tiêu thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý
Mục tiêu cơ bản của việc thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý.
1.3.2. Xác định các công việc theo chức năng quản trị
Trong doanh nghiệp có thể phân chia các chức năng quản trị
-7-

như sau: Chức năng sản xuất, chức năng marketing, chức năng nhân
sự, chức năng kế toán - tài chính, chức năng nghiên cứu và phát
triển, chức năng tổ chức, chức năng hành chính văn thư.
1.3.3. Nhóm gộp các công việc vào bộ phận, khu vực
Các cơ sở để nhóm gộp các bộ phận
(1) Nhóm gộp các bộ phận theo chức năng: Là kết hợp các
công việc theo chức năng của tổ chức đó. (2) Nhóm gộp các bộ phận
theo quá trình. (3) Nhóm gộp các bộ phận theo sản phẩm. (4) Nhóm
gộp các bộ phận theo khách hàng. (5) Nhóm gộp các bộ phận theo
địa lý, khu vực.
1.3.4. Xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Chúng ta tiến hành xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, đó là quyền ra các quyết
định, trách nhiệm bắt buộc phải hoàn thành nhiệm vụ được giao và
nghĩa vụ là sự chấp nhận hoặc tự nguyện trong công việc của người
nhân viên cấp dưới của nhà quản trị.
1.3.5. Xác lập hệ thống thông tin
Dòng thông tin từ trên xuống
Dòng thông tin từ dưới lên
Dòng thông tin đan chéo
1.3.6. Phối hợp các hoạt động
Làm cho mọi hoạt động từng đơn vị và toàn tổ chức diễn ra
một cách hài hòa, đồng bộ và ăn khớp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã đề cập đến cơ sở lý luận về cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý, phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, xác định mục tiêu việc thiết kế cơ
cấu tổ chức, quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
-8-

CHƯƠNG 2
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM

2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình hoạt động của Công ty
Công ty được thành lập năm 25/10/1988 kinh doanh trong
ngành xây dựng dân dụng công nghiệp.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
v Chức năng của công ty
Hành nghề xây dựng, sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu
vật tư, trang thiết bị, hành nghề tư vấn đầu tư thiết kế xây dựng.
v Nhiệm vụ của công ty
2.1.3. Nguồn lực của Công ty
a. Nguồn lực về con người
b. Nguồn lực về tài chính
2.1.4. Kết quả kinh doanh của Công ty
Công ty hoạt động kinh doanh với một tốc độ tăng doanh thu
tương đối ổn định. Tuy nhiên, với sự biến động giá cả trong thời gian
gần đây thì sự tăng trưởng của doanh thu chưa chắc đã đảm bảo được
lợi nhuận của Công ty.
2.2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
CỦA CÔNG TY
2.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty
Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam được xây
dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng.

-9-



-10-

2.2.2. Chuyên môn hóa trong công việc
v Ưu điểm: phân chia các nhiệm vụ phức tạp của Công ty
thành những hoạt động đơn giản hơn. Mỗi bộ phận chỉ chịu trách
nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các
chuyên môn, tạo điều kiện cho nhân viên có thể đảm nhận những
công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ.
v Nhược điểm: Mặc dù đã có sự chuyên môn hóa ở các
phòng ban nhưng sự chuyên môn hóa vẫn chưa cao. Nhân viên ở các
phòng ban sẽ đảm nhận nhiều công việc chuyên môn khác nhau dẫn
đến quá tải trong công việc.
2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận trong cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý
v Đại hội đồng cổ đông
v Hội đồng quản trị
v Ban kiểm soát
v Tổng giám đốc
v Phó tổng giám đốc Công ty
Phó tổng giám đốc sản xuất
Phó tổng giám đốc thường trực
v Ban kinh tế tổng hợp
v Ban quản lý sản xuất
v Ban tài chính kế toán
v Giám đốc xí nghiệp
v Giám đốc trung tâm tư vấn, đầu tư, thiết kế
2.2.4. Mối quan hệ quyền hạn trong Công ty
Quyền hạn trực tuyến: Căn cứ vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của
Công ty cho mối quan hệ trực tuyến: tổng giám đốc trực tiếp quản lý
phó tổng giám đốc thường trực, phó tổng giám đốc quản lý sản xuất,
-11-

kế toán trưởng và giám đốc các xí nghiệp. Đối với các xí nghiệp, hình
thành sự phân cấp giám đốc xí nghiệp xuống phó giám đốc xí nghiệp
và kế toán xí nghiệp, xuống các nhân viên trong xí nghiệp.
Quyền hạn chức năng: Các mối quan hệ chức năng chưa được
thể hiện rõ, mô hình còn bị tình trạng "mạnh ai nấy làm”. Quá trình
hoạt động còn bị chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, khi có sự vụ
thường đổ lỗi cho nhau, công tác đánh giá các phòng ban chức năng
và các cá nhân rất khó khăn.
2.2.5. Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản lý tại các phòng ban trong Công ty như: tại ban
quản lý sản xuất dưới trưởng ban và 3 phó ban có 16 nhân viên; tại
ban kinh tế tổng hợp dưới trưởng ban và 3 phó ban có 14 nhân viên
trong khi đó tại ban tài chính kế toán dưới trưởng ban 2 phó ban có 9
nhân viên.
Tầm hạn quản trị hiện nay trong Công ty trung bình gần là 1:3
tức là trung bình một cán bộ lãnh đạo quản lý 3 nhân viên. Trong tình
hình hiện nay có thể coi đây là một tỷ lệ hẹp. Tuy nhiên theo xu thế
chung hiện nay việc mở tầm hạn quản trị là một yêu cầu không thể
tránh khỏi do đó với tầm hạn quản trị tương đối hẹp của Công ty hiện
nay nhất thiết cần phải dần được thay đổi.
2.2.6. Sự phối hợp các bộ phận
v Ưu điểm
Nội bộ các ban, xí nghiệp và lãnh đạo luôn có sự phối hợp với
nhau nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của
Công ty.
v Nhược điểm
Mối quan hệ giữa các ban tại Công ty nhiều lúc chưa ăn khớp
dẫn đến công việc bị ùn tắc. Về hợp tác giữa các ban chức năng ở
-12-

Công ty vẫn còn thả lỏng.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA
CÔNG TY
v Ưu điểm
- Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức
năng đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
- Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị.
v Nhược điểm
- Trong mô hình này thì người lãnh đạo cao nhất phải chịu áp
lực và trách nhiệm vô cùng lớn.
- Do mô hình quản lý này lặp lại ở nhiều cấp từ cấp Công ty
đến cấp xí nghiệp và cấp công trình đều có các bộ phận chức năng
giống. Sự lặp lại này gây lãng phí về nguồn lực con người cũng như
về chi phí nhân công.
- Chưa có sự gắn kết giữa các phòng ban, giữa các xí nghiệp
với nhau.
- Sự chuyên môn hóa vẫn còn ở mức độ chưa cao.
- Sự nhóm gộp công việc trong các ban chưa hợp lý.
Trước những tồn tại trên Công ty đang tiến hành những biện
pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong công tác tổ
chức quản lý nhằm tránh sự cồng kềnh, sự phối hợp giữa các phòng
ban chưa tốt, ủy quyền chưa hợp lý. Để khắc phục được những nhược
điểm trên Công ty cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
nhằm làm cho tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ hơn, luồng thông tin chính
xác rõ ràng tạo ra thế mạnh mới cho Công ty.
-13-

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua sự phân tích khách quan dựa trên số liệu thực tế luận văn
đã nêu lên thực trạng, những đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty cổ
phần xây lắp thủy sản Việt Nam và ảnh hưởng của từng đặc điểm đó
tới cơ cấu tổ chức của Công ty. Luận văn cũng chỉ ra một số hạn chế
trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hiện nay đó là một số chức
năng giữa các ban đang bị chồng chéo và có chức năng chưa được
quy định cụ thể trong Công ty ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của
công tác quản lý, bên cạnh đó Công ty hiện chưa có một kế hoạch về
nhân sự hợp lý đáp ứng cho tương lai. Và sự ủy quyền hiện tại là
không hợp lí và rõ ràng.
Qua thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty,
Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý,
phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc
được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn
chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát
triển với những công trình, dự án có chất lượng cao đáp ứng được các
yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.


CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN
VIỆT NAM
3.1. HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM
3.1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý Công ty
-14-

a. Sự tác động của chiến lược đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty
Công ty sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý linh hoạt,
thực hiện phân chia trách nhiệm quyền hạn một cách rõ ràng làm cho
chi phí kiểm soát giảm xuống.
b. Sự tác động của môi trường đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty phải là cấu trúc
hữu cơ.
c. Sự tác động của công nghệ đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty
Công nghệ chế tạo tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản
Việt Nam là công nghệ chế tạo đơn chiếc nên cơ cấu tổ chức thích
hợp là cơ cấu hữu cơ.
d. Sự tác động của quy mô tổ chức đến cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý tại Công ty
v Sự chính thức hóa: Sự chính thức hóa tại Công ty Cổ
Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam là rất cao.
v Sự phân quyền: Tổ chức cũng có sự phân quyền vì các
quyết định đơn giản có thể được cấp thấp đưa ra.
v Sự liên kết: Cấu trúc của Công ty bao gồm nhiều cấp bậc
và ban, giữa các cấp bậc có mối liên kết với nhau theo hình thức trực
tiếp, và giữa các phòng ban có mối liên hệ tham mưu.
v Tỷ lệ nhân sự
Trong năm 2011 Công ty có tổng cộng 240 nhân viên.
3.1.2. Mục tiêu và yêu cầu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản
Việt Nam
-15-

a. Mục tiêu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý làm cho bộ máy
được tinh gọn hơn, luồng thông tin trong tổ chức vì thế sẽ chính xác
và nhanh gọn. Mối quan hệ theo chức năng-trực tuyến, cũng như theo
chiều dọc, chiều ngang chặt chẽ hơn có sự thống nhất từ trên xuống
tạo thành một khối thống nhất, bền vững, mà không kém phần linh
hoạt để đương đầu với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường như
hiện nay.
b. Yêu cầu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải diễn
ra một cách từ từ để tránh có sự thay đổi đột ngột nhưng phải vẫn
đảm bảo đúng hướng và dứt khoát, tránh có sự chồng chéo trong công
việc.
3.1.3. Xác định các công việc theo chức năng quản trị trong
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Mỗi cán bộ, phòng ban, đơn vị sẽ đảm nhiệm một hoặc một số
chức năng quản trị nhất định. Công ty có sự phân chia lại các chức
năng quản trị.
3.1.4. Thành lập các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý
Công ty thành lập các phòng thay cho các ban dựa trên sự phân
chia lại các chức năng quản trị cụ thể như sau:
- Phòng kỹ thuật thi công
Được hình thành từ việc nhóm gộp hoạt động kỹ thuật và thi
công, cùng một nhóm chức năng sản xuất, đảm bảo các vấn đề về kỹ
thuật và triển khai kế hoạch thi công, giám sát tiến độ thi công. Trên
cơ sở tách ra từ ban sản xuất trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũ.
- Phòng giám sát chất lượng
-16-

Đây là hoạt động quan trọng trong quá trình thi công các công
trình, quyết định đến sự thành công của các công trình cũng như uy
tín của Công ty. Phòng giám sát chất lượng được tách từ ban sản xuất
trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũ.
- Phòng đấu thầu và quản lý dự án
Nhóm gộp các hoạt động lập hồ sơ mời thầu, dự thầu và lập kế
hoạch, giám sát quá trình phát triển của dự án, trên cơ sở tách ra từ
ban sản xuất trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũ.
- Phòng nhân sự
Nhóm gộp các hoạt động đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý tiền
lương. Nhằm thực hiện một mục tiêu chung là tham mưu giúp Tổng
giám đốc về cơ cấu tổ chức, công tác quản lý nhân sự, tiền lương và
đào tạo nhân viên.
- Phòng hành chính văn thư
Được hình thành từ việc tách ra từ ban kinh tế tổng hợp. Đảm
nhận công tác văn thư và lưu trữ tại văn phòng của Công ty.
- Phòng kinh doanh
Được hình thành từ việc nhóm gộp hoạt động lập kế hoạch
kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, quảng bá thương hiệu và hậu mãi.
Phòng kinh doanh được tách từ ban kinh tế tổng hợp trong cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý cũ.
- Phòng tài chính kế toán
Nhóm gộp các hoạt động tài chính kế toán vào một nhóm để
đảm nhận toàn bộ các chức năng về tài chính và kế toán của công ty.
Qua việc phân chia các công việc trong cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý kết hợp thành lập các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý đã hình thành nên sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới
của Công ty như sau:
-17-




















-18-

3.1.5. Xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho cơ
cấu tổ chức mới
a. Phân quyền trực tuyến
- Tổng giám đốc
- Phó tổng giám đốc thường trực
- Phó tổng giám đốc sản xuất
- Giám đốc xí nghiệp
- Giám đốc trung tâm tư vấn, đầu tư, thiết kế
b. Phân quyền chức năng
- Phòng kế toán
- Phòng nhân sự
- Phòng hành chính văn thư
- Phòng đấu thầu và quản lý dự án
- Phòng kỹ thuật thi công
- Phòng giám sát chất lượng
- Phòng kế hoạch kinh doanh
v Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam với đặc thù
trong lĩnh vực xây dựng là đảm nhận và thực hiện các dự án, các công
trình thay đổi trong từng thời điểm và thời gian cụ thể. Cho nên, để
quản lý và thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả Công ty nên
thành lập các lực lượng tác nghiệp theo mỗi dự án và công trình.
- Ban quản lý dự án
- Chuyên viên kế toán
- Chuyên viên Kỹ Thuật
- Chuyên viên kinh tế
Sự khác nhau cơ bản chức năng, quyền hạn ủy quyền và
nhiệm vụ của mô hình mới so với mô hình cũ:
- Ban kinh tế tổng hợp sẽ tách ra thành phòng nhân sự, phòng
-19-

hành chính văn thư, phòng Kinh doanh; Ban quản lý sản xuất tách ra
thành phòng kỹ thuật thi công, phòng giám sát chất lượng, phòng
Đấu thầu và Quản lý dự án
- Tại cấp xí nghiệp có những thay đổi như sau: Giám đốc xí
nghiệp kết hợp với phòng ban sẽ điều hành công trình, tạo lập các đội
đặc nhiệm để thực thi công trình nhưng trách nhiệm cao nhất tại công
trình vẫn thuộc về xí nghiệp.
- Tại cấp tác nghiệp trực tiếp tại công trình sẽ có sự thay đổi
sau: Các chuyên viên được các phòng nghiệp vụ điều động vào các
đội đặc nhiệm để thực thi các công trình cụ thể. Những chuyên viên
này được quyền chỉ đạo trực tiếp tại công trình. Họ sẽ nhận nhiệm vụ
từ hai cấp: cấp xí nghiệp và cấp phòng nghiệp vụ của Công ty.
- Tại bộ phận kế toán: với mô hình cấu trúc cũ thì ở cấp Công
ty thì có phòng kế toán chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và
tham mưu cho Tổng Giám Đốc. Xuống tới cấp Công ty lại có kế toán
Công ty, cấp công trình cũng có kế toán cấp Công ty nhận lệnh của
người điều hành Công ty. Như vậy, bộ phận kế toán lặp đi lặp lại ở 3
cấp trong Công ty làm cho Công ty trở nên cồng kềnh và chưa có
quyền tự quyết trong mọi việc nên chưa gắn kết được trách nhiệm,
nghĩa vụ với công việc. Để khắc phục được những điều này trong mô
hình mới đã dồn tất cả các cấp của bộ phận kế toán lại với nhau và có
quyền tự quyết, ra lệnh cho chuyên viên kế toán của mình. Ở đây
chuyên viên kế toán nhận lệnh và báo cáo lên cả giám đốc xí nghiệp
và trưởng phòng kế toán. Như vậy mô hình mới linh hoạt hơn so với
mô hình cũ, và đã giảm bớt được sự cồng kềnh của mô hình cũ hay
nói cách khác là đã cắt giảm được chi phí.


-20-

3.1.6. Xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện sự phân
chia quyền hạn cho các bộ phận
a. Xác lập mối quan hệ quyền hạn
v Mối quan hệ trực tuyến
- Mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc với các Phó Tổng Giám
Đốc, trưởng phòng Kế toán: các Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng Phòng
trong cấu trúc mới có quyền quyết định trực tiếp quản lý các chuyên
viên và nhân viên của mình chức năng các lĩnh vực nhất định và có
trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ và báo cáo kết quả tình hình
thực hiện cho Tổng Giám Đốc. Cùng với Giám đốc xí nghiệp theo
dõi, kiểm tra, kiểm soát, phân nhiệm vụ cho các ban quản lý.
- Mối quan hệ giữa tổng giám đốc và các các xí nghiệp: Tổng
Giám Đốc ủy phân công cho các xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ về
xây dựng và cung cấp nguyên vật liệu xây dựng để hoàn thành các
công trình của Công ty.
v Mối quan hệ chức năng
Các phòng chức năng căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của
mình hổ trợ, tham mưu cho giám đốc trong quá trình ra quyết định.
Các phòng chức năng được quyền đề ra các biện pháp để thực hiện
các định mức và các chương trình công tác đã được phê duyệt. Trong
quá trình thực hiện các chức năng của phòng, được quyền đề xuất
giám đốc giải quyết các vướng mắc về chuyên môn cũng như các sắp
xếp về công tác nhân sự của phòng.
v Mối quan hệ phối hợp
Để thực hiện nhiệm vụ của mình, các phòng chức năng phối
hợp với nhau trong công tác thông qua các mối quan hệ ngang, mối
quan hệ phối hợp được thể hiện:
- Các phòng cung cấp cho nhau các thông tin chuyên môn để xây
-21-

dựng các báo cáo cũng như quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
toàn công ty.
- Các phòng phối hợp với nhau để giải quyết các công việc liên
quan đến nhiều chức năng trong công ty.
b. Phân chia quyền hạn cho các bộ phận
- Tổng Giám Đốc phân quyền Phó Tổng Giám Đốc phụ trách
sản xuất
- Tổng Giám Đốc phân quyền cho Phó Tổng Giám Đốc kinh tế
thường trực
- Tổng Giám Đốc phân quyền cho kế toán trưởng
- Tổng giám đốc phân quyền cho giám đốc các xí nghiệp trực
thuộc
3.1.7. Hoàn thiện hệ thống thông tin trong tổ chức
Đảm bảo cho các nhà quản trị cấp cao hay cá nhân trong từng
bộ phận sẽ có đủ những thông tin cần thiết để bổ trợ cho việc ra quyết
định hay hoàn thành những công việc được giao một cách nhau chóng
và chính xác. Tạo ra hiệu quả trong công việc, cắt giảm được thời
gian chờ đợi thông tin, đồng thời cũng cắt giảm được chi phí.
3.1.8. Phối hợp các hoạt động
- Sử dụng các buổi họp và hội nghị phối hợp.
- Truyền đạt thông tin.
- Thời điểm và lịch hoạt động. Đây là công cụ của sự phối hợp.
- Tạo ý thức kỷ luật, tự giác làm việc theo quy chế, kỷ cương.
3.2. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
v Năm 2012
Điều đầu tiên là Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng
phòng, Giám đốc xí nghiệp phải thiết lập các mục tiêu cho việc hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
-22-

Phổ biến những quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý, đến các thành viên trong Công ty để mọi người thấy
được sự cần thiết của quá trình này.
Vạch rõ và phân tích lợi ích của mỗi thành viên trong tập thể.
Nghiên cứu những biện pháp xóa bỏ mâu thuẫn giữa lợi ích cá
nhân cá biệt và lợi ích tập thể.
v Giai đoạn sau năm 2012
Phân chia lại công việc rõ ràng, xác định rõ ràng nhiệm vụ của
từng phòng ban xí nghiệp.
Đảm bảo thông tin trong nội bộ Công ty.
Kết hợp các công việc với nhau.
Trao quyền và ủy quyền ra quyết định cho nhân viên.
Xác lập lại lượng nhân viên trong Công ty, tuyển dụng, đào tạo
và bố trí nhân sự hợp lý và phù hợp với chuyên môn và công việc.
3.3. ĐÁNH GIÁ MÔ HÌNH MỚI
3.3.1. Về mặt định lượng
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty đã làm
tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc bởi vì sau khi hoàn thiện
bộ máy quản lý tại Công ty thì nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên đã
được xác định một cách rõ ràng và toàn tổ chức diễn ra một cách hài
hòa, đồng bộ và ăn khớp với nhau tránh được sự trùng lắp trong công
việc. Tuy nhiên, Công ty cũng có tốn một khoản tiền để tuyển, đào
tạo nhân sự cho phù hợp với chuyên môn và công việc tăng hiệu quả
làm việc lên cao. Luồng thông tin được hoàn thiện đảm bảo tính
chính xác cho phép phản ánh một cách khách quan, nhanh chóng,
không xảy ra sự chồng chéo trong công việc, thống nhất mục tiêu
chung của từng phòng ban, xí nghiệp phải phù hợp với nhau và
hướng tới mục tiêu cao hơn là mục tiêu chung của tổ chức cắt giảm
-23-

được thời gian liên lạc với nhau. Ngoài ra việc hoàn thiện bộ máy
quản lý cũng làm cho tổ chức linh hoạt hơn có thể đối phó với sự
không chắc chắn cao của môi trường. Đồng thời tạo nên sức mạnh
cạnh tranh của Công ty với các đối thủ cạnh của mình. Tất cả những
yếu tố trên đều làm tăng thêm lợi nhuận của Công ty.
3.3.2. Về mặt định tính
Tạo bầu không khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết hơn làm cho
nhân viên làm việc nhiệt tình và thoải mái hơn.
Các mối quan hệ trong Công ty trở nên mật thiết hơn, xóa đi
khoảng cách giữa nhà lãnh đạo và nhân viên.
Kết hợp hiệu quả giữa các phòng ban và xí nghiệp tạo thêm
niềm vui cho các nhân viên của Công ty.
Hệ thống thông tin giúp cho công việc diễn ra nhanh chóng
hơn mà không cần các nhân viên phải gặp nhau trực tiếp.
Ủy quyền và phân quyền cho nhân viên cấp dưới.
Có sự thưởng phạt công bằng làm cho nhân viên hăng say với
công việc hơn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Qua quá trình tìm hiểu thực tế, phân tích và đánh giá cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại chương 2, từ đó làm sáng tỏ và đưa ra những
giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty.
Trong chương 3, dựa trên cơ sở phân tích thực trạng chương 2
kết hợp với phần cơ sở lý luận tôi xin đưa ra một số biện pháp nhằm
hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây lắp Thủy
sản Việt Nam.